Tipps für das Arbeiten im Home-Office

Matt Orozco
Tipps für das Arbeiten im Home-Office

Seit mehr als vier Jahren arbeite ich im Home-Office für Organisationen, die so unterschiedlich sind, dass sie zwischen 13 und über 400.000 Mitarbeitern beschäftigen. Davor verbrachte ich 65 % meiner Zeit im Auto. Das hat dazu geführt, dass ich nach den besten Möglichkeiten gesucht habe, nicht den Draht zur Außenwelt zu verlieren.

Wenn ich über Heimarbeit nachdenke, scheint sie mir in die Wiege gelegt zu sein.

Meine Mutter arbeitete für die Arbeitslosenversicherung seit Anfang der 1990er Jahre zu Hause, bis sie schließlich den Beruf wechselte und Lehrerin wurde. Mir kam es damals nicht komisch vor, dass meine Mutter nicht in ein Büro ging, da sie ja in unserem Haus eins hatte. Rückblickend betrachtet war sie wahrscheinlich eine von sehr wenigen Eltern, die nicht in ins Büro gingen.

Da ich selbst schon viel Zeit im Home-Office verbracht habe, möchte ich die Gelegenheit nutzen und ein paar Erfahrungen weitergeben, die ich über die Zeit gemacht habe. Ich hoffe, dass diese Liste von Tipps und Vorschlägen für andere nützlich sein wird, die sich aktuell in die Heimarbeit einfinden müssen.

Nicht vergessen: Die folgenden Punkte basieren auf meinen persönlichen Erfahrungen und stellen Aspekte dar, die für mich wichtig oder positiv sind, das kann aber für jeden anders sein.

Das Meiste aus dem Home-Office herausholen

Das wichtigste bei der Heimarbeit ist, dass man sich selbst in die Pflicht nimmt und bei der Sache ist. Video bei Online-Meetings einschalten, aktiv teilnehmen und beitragen und nichts anderes währenddessen tun. Auch wenn Sie die Stummtaste möglicherweise perfekt beherrschen, der Abwasch sollte trotzdem warten, bis das Telefonat vorbei ist.

1. Verantwortlich sein Unabhängig von der unternehmenseigenen Politik und den festgelegten Regeln trägt jeder Mitarbeiter Verantwortung für sein eigenes Mitarbeiter-Engagement während zu Hause gearbeitet wird.

2. Duschen und Kleidung anziehen Ich weiß, dass es etwas komisch klingt, aber es hilft, um in den Arbeitsmodus zu kommen. Routine hilft dabei, dem Tag Struktur zu geben, sich besser zu konzentrieren und ist außerdem noch gut für die Gesundheit.

3. Heimreparaturen können bis zum Wochenende warten. Wenn man zu Hause arbeitet, bietet einem das Gelegenheit, sich auch um einige persönliche Angelegenheiten zu kümmern, man muss aber irgendwo einen Schlussstrich ziehen. Die Wäsche zu machen, ist wunderbar, endlich die eine knarzende Treppenstufe zu reparieren, ist jedoch etwas verantwortungslos.

4. Schlaf- und Arbeitsräume trennen Man sollte einen Ort finden, der nichts mit den Freizeitaktivitäten zu tun hat, damit eine klare räumliche Trennung entsteht. Das hilft dabei, in den Arbeitsmodus einzutreten und sich nicht so schnell ablenken zu lassen oder faul zu werden.

5. 15 Minuten pro Tag rausgehen Das Arbeitshandy kann zu Hause bleiben oder wenn das nicht geht, sollte ein Spaziergang zumindest dann gemacht werden, wenn nichts mehr im Terminplan steht. Das ist wichtig, um besser abschalten zu können, und kann sogar neue Ideen fördern, weil es unstrukturierte Zeit zum Nachdenken bietet.

6. Arbeit und Vergnügen klar trennen Halten Sie Zeit für die Dinge frei, die Sie wirklich gern tun. Konzentrieren Sie sich darauf, in den normalen Arbeitsstunden wirklich präsent zu sein, und wenn der Tag dann rum ist, klappen Sie den Laptop zu und genießen Ihr Leben.

7. Kein schlechtes Gewissen, wenn man nicht alles schafft An manchen Tagen ist man produktiver als an anderen. Konzentrieren Sie sich auf wichtige Projekte, wenn Sie einen Tag ohne viele Unterbrechungen haben, und lassen Sie kleinere Aufgaben für Tage mit mehr Unterbrechungen übrig.

8. Video einschalten und zu seinem Arbeitsplatz stehen Es ist leichter, den Draht zu anderen nicht zu verlieren, wenn die anderen einen sehen können. Ihr Arbeitsplatz gehört zu Ihrer Persönlichkeit. Machen Sie sich keine Sorgen darüber, dass Ihr Haustier einen kleinen Gastauftritt hinlegen könnte, das ist ein wunderbarer Gesprächsaufhänger.

Als Manager mit dem Team Kontakt halten

Ein Team in Heimarbeit zu leiten, fußt auf Vertrauen. Sie müssen darauf vertrauen, dass das Team seine Aufgaben erledigt, und sich daran gewöhnen, es nicht mit eigenen Augen sehen zu können.

1. Den Mitarbeitern vertrauen Respektieren Sie die Grenzen der anderen und vertrauen Sie darauf, dass Ihre Mitarbeiter ihre Arbeit erledigen. Sie haben sie eingestellt oder kennen den Kollegen, der es getan hat. Bringen Sie ihnen also Grundvertrauen entgegen. 

2. Nachrichten überprüfen Wenn Sie zu Hause arbeiten, können Sie schlecht Ihren Mitarbeitern auf die Schultern klopfen. Deshalb sollten Sie sich die Zeit nehmen, Ihre E-Mails sowie Nachrichten auf Slack oder anderen Kommunikationskanälen zu beantworten, um Kommunikationsproblemen vorzubeugen.

3. Gemeinsames Mittagessen in Teamzeit zu Hause verwandeln Meetings sollten nicht der einzige Grund sein, warum Sie mit jemandem sprechen. Schaffen Sie Zeit, um mit Ihren Mitarbeitern während des Mittagessens oder an einem Freitagnachmittag (wenn es inhaltlich nicht unbedingt um die Arbeit gehen muss) zu sprechen. Das schafft Zusammenhalt im Home-Office.

4. Führen Sie ein virtuelles tägliches Stand-up-Meeting ein. Das ist einfacher und effizienter als Gespräche unter vier Augen und schafft Transparenz im Team. Das Meeting sollte wenn möglich nicht länger als 15 Minuten dauern, jedoch sollten nebensächliche soziale Interaktionen auch nicht zu stark beschnitten werden.

5. Manchmal ist der Griff zum Telefon das Richtige. Telefonanrufe sind gut, wenn ein Gespräch zielführender wäre als schriftliche Nachrichten. Videotelefonie ist noch besser, manche Menschen bevorzugen jedoch das Telefon.

6. Grenzen setzen und sie kommunizieren Gehen Sie mit gutem Beispiel voran, wenn es beispielsweise um die Festlegung Ihrer Arbeitszeiten geht. Kommunizieren Sie diese an Ihr Team so, dass alles wissen, dass sie es genauso handhaben können.

7. Universalansätze vermeiden Fragen Sie Ihre Mitarbeiter in Einzelgesprächen, wie Sie ihnen am besten unter die Arme greifen und ihre Arbeitsweise unterstützen könnten. Gleichzeitig sollten Sie ihnen auch Ihre eigene Arbeitsweise näher bringen. Dazu bieten sich Handbücher an.

8. Alle Termine aktualisieren Erleichtern Sie es allen, an Online-Videokonferenzen teilzunehmen. Fügen Sie einen Link zur E-Mail-Einladung hinzu, damit Sie keine Zeit bei der Einrichtung jeder einzelnen Konferenz verlieren. 

Wie Unternehmen ihre Mitarbeiter unterstützen können

Ich habe in vielen Unternehmen mit und ohne Home-Office-Regelungen gearbeitet. Das wichtigste, was Organisationen tun können, ist die Mitarbeiter in Heimarbeit im Blick zu haben und die Infrastruktur einzurichten, damit sie die für sie notwendigen Informationen einfach erhalten können.

1. Mitarbeiter mit den richtigen Kommunikationsmitteln ausstatten Zoom, Webex, Slack, Teams, etc.: Manch einer kennt diese Lösungen besser als andere. Deshalb sollten Sie sich Unterstützung holen und Ihre IT-Abteilung darauf vorbereiten, dass Ihre Mitarbeiter Hilfe brauchen werden.

2. Wichtige Informationen über mehrere Kanäle verbreiten Verlassen Sie sich nicht auf einen einzigen Kommunikationskanal. E-Mails sind in Ordnung, wichtige Informationen sollten dennoch auch durch die Manager über Kurznachrichten an die Mitarbeiter weitergegeben werden.

3. Kosten für Home-Office teilweise übernehmen Sie müssen nicht alles übernehmen, finanzielle Unterstützung kann den Mitarbeitern jedoch helfen, eine bessere Arbeitsumgebung zu Hause zu schaffen. Legen Sie ggf. eine Regelung für die Kostenübernahme bei Arbeit im Home-Office an.

4. Legen Sie Verhaltensweisen und Erwartungen für alle fest. Die Liste muss nicht lang sein. Es ist dennoch gut, ein paar grundlegende Verhaltensweisen, wie z. B. die Kamera (wenn möglich) bei Videokonferenzen einzuschalten oder den Status „bitte nicht stören“ zu respektieren, festzuhalten und so zu fördern.

5. Gemeinsame Verantwortung bei Heimarbeit kommunizieren Es ist wichtig, dass Sie Ihren Mitarbeitern vertrauen und sie durch entsprechende Regelungen während ihrer Heimarbeit unterstützen. Das heißt nicht, dass Sie sie nicht daran erinnern können, dass das nicht alle Unternehmen anbieten.

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