5 Wege, wie hybrides Arbeiten die Kommunikation verändern wird

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5 Wege, wie hybrides Arbeiten die Kommunikation verändern wird

Die letzten paar Monate haben uns viel darüber gezeigt, wie wir bei der Arbeit kommunizieren. Viele von uns sind vollständig zu mobilem Arbeiten übergegangen. Wir haben unsere Arbeitszeiten an unser Familienleben angepasst und in erster Linie über Technologien statt von Angesicht zu Angesicht kommuniziert. Dabei haben sich unweigerlich Lücken in unserer Kommunikation aufgetan.

Um diese Lücken zu schließen, könnten kleinere Änderungen in den Prozessen nötig sein, wie daran zu denken, Dinge für abwesende Teammitglieder aufzuschreiben. Es könnten genauso komplexere Verhaltensänderungen nötig sein, um anderen im Team stärker das Gefühl zu geben dazuzugehören. Mit dem Blick auf die Zukunft sind das Herausforderungen, denen sich Organisationen stellen werden müssen, wenn sie den Übergang zu hybriden oder in erster Linie mobilen Arbeitsweisen meistern möchten.

In diesem Artikel sehen wir uns an, wie sich Kommunikation im Zuge hybrider oder mobiler Arbeitsweisen ändern wird, und bieten einige Hilfestellungen, wie man am besten mit diesen Änderungen umgeht:

  • Kommunikation wird zwangsläufig asynchroner
  • alles niederzuschreiben, wird die Regel
  • sich über den Ton bewusst zu sein, wird wichtiger
  • unterschiedliche Inhalte verlangen unterschiedliche Formate
  • Chancengleichheit bei der Kommunikation im Kopf behalten

1. Kommunikation wird zwangsläufig asynchroner

Viele von uns haben in den letzten Monaten gelernt, mobil zu arbeiten. Dabei findet die Arbeit nicht zeitgleich für uns alle statt. In der heutigen Welt mag die dauerhafte Erreichbarkeit üblich sein, das heißt aber nicht, dass Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen auch immer erreichbar sein müssen oder dass sie wichtige Gespräche verpassen, weil sie nicht online sind oder sich in einer anderen Zeitzone befinden.

Obwohl wir die Technologie zur Verfügung haben, um unabhängig von Zeit und Ort in Verbindung zu bleiben, können Gespräche unter Teammitgliedern, vor allem über Plattformen wie Slack, schnell fragmentiert werden und später schwer nachzuvollziehen sein.

Unser Vorschlag: Gezielter zu kommunizieren, hilft dabei, diesen Übergang zu vollziehen. Statt in Echtzeit an Diskussionen teilzunehmen oder zu Themen beizutragen, die nicht dringlich sind, sollten Organisationen ihre Mitarbeiter aufrufen, ihre Gedanken schriftlich festzuhalten. So können andere in anderen Zeitzonen sie nachlesen und einen eigenen Beitrag leisten, wenn sie das nächste Mal online sind.

So werden Fluten von Nachrichten und verwirrende Nachrichtenverläufe vermieden. Für Unternehmen mag es ratsam sein, in Technologien zu investieren, die diese Art von Kommunikation fördern, beispielsweise Software für gemeinsame E-Mail-Postfächer.

2. Alles niederzuschreiben, wird die Regel

Wie wir bereits in unserer kürzlich veröffentlichten Reihe zur Arbeit im Lockdown gelernt haben, bringt das Arbeiten von zu Hause einige Herausforderungen für eine effiziente Kommunikation mit sich. Alles, was in Online-Meetings gesagt wird, birgt ein Risiko, missverstanden oder schlecht kommuniziert zu werden oder ganz einfach unterzugehen. Und die Teammitglieder, die an dem Meeting nicht teilnehmen können, müssen sich auf Informationen aus zweiter Hand verlassen.

Das führt zu unnötiger Frustration und ermöglicht es den Einzelnen nicht, ihre Bestleistung an den Tag zu legen. Der Übergang zu hybridem Arbeiten bedeutet, dass Unternehmen Wege für den Wissensaustausch finden müssen, den es normalerweise in traditionellen Meetings gibt. Ebenso müssen sie herausfinden, über welche unterschiedlichen Plattformen und in welcher Form dieser ablaufen kann.

Unser Vorschlag: Es mag altmodisch erscheinen, doch es nimmt nur wenige Minuten in Anspruch, alles schriftlich festzuhalten, und stellt sicher, dass die strategischen Ziele verstanden werden. So erübrigen sich Meetings zur Nachbereitung und es entsteht Klarheit.

Shanice, eine Mitarbeiterin unseres Büros in Auckland, hat uns erzählt, wie sie und ihr Team einen Prozess erschaffen haben, um dieses Ziel umzusetzen: „Oft bekommt man in einem Teammeeting Informationen nicht mit“, sagt sie. „Statt Dinge zu besprechen, haben wir angefangen, etwas zielgerichteter bei unserer Kommunikation vorzugehen. Das ganze Team rotiert und jedes Mal hält jemand anders Notizen im Meeting fest. Dann teilen wir sie per E-Mail und über Slack, damit alle sie zur Verfügung haben.“

3. Sich über den Ton bewusst zu sein, wird wichtiger

Wir haben alle bereits Momente erlebt, wenn die eigene Nachricht oder E-Mail missverstanden oder falsch interpretiert wurde — das kann bei der Arbeit genauso passieren. Wenn Teams weltweit Technologien nutzen, um schriftlich über Slack oder E-Mail in Verbindung zu bleiben, sind der Tonfall oder die Intention hinter einer Äußerung nicht immer einfach zu erkennen.

Im Kontext von hybridem oder mobilem Arbeiten sind Klarheit und Empathie in der schriftlichen Kommunikation entscheidend. Denn schriftliche Dokumentation nimmt in diesem Zusammenhang eine essenzielle Rolle im Wissens- und Informationsaustausch ein.

Unser Vorschlag: Klare, empathische schriftliche Kommunikation wird im Kontext von hybridem oder mobilem Arbeiten zu einem entscheidenden Faktor für den Erfolg von Unternehmen. Organisationen sollten ihre Aufmerksamkeit darauf legen, Best Practices in Bezug auf den Ton der Kommunikation festlegen. Diese sollten beschreiben, wie die Belegschaft effektiv, empathisch und respektvoll sowohl in Direktnachrichten als auch in Gruppennachrichten miteinander kommunizieren kann.

GitLabs Guide zu dem Thema ist ein gutes Beispiel dafür, wie Organisationen die interne Kommunikation so gestalten können, dass sie ihren Unternehmenswerten treu bleibt und Transparenz fördert.

4. Unterschiedliche Inhalte verlangen unterschiedliche Formate

Es gibt für alles den richtigen Zeitpunkt und den richtigen Ort. Im Kontext von hybridem oder mobilem Arbeiten müssen Unternehmen sich verschiedene Kommunikationskanäle und -plattformen zu Nutze machen, um ihre Teams darin zu unterstützen, ihre Ziele zu erreichen. Dabei sollte stets im Zentrum stehen, empathische und klare Kommunikation zu fördern.

Das trifft auf zwischenmenschliche und professionelle Inhalte zu. Ein Coaching lässt sich möglicherweise am besten über eine Videokonferenz umsetzen, ein Gespräch über ein sensibles Thema sollte man widerum nicht unbedingt über Slack führen.

Unser Vorschlag: Neben einem Guide, der klare und respektvolle Kommunikation fördert, sollten Unternehmen diese Gelegenheit außerdem nutzen, um Entscheidungen bezüglich der Kommunikations-Tools und -technologien zu treffen, die sie nutzen möchten, und wie sie sie nutzen möchten. Es wird entscheidend sein, verschiedene Formate der Kommunikation anzubieten, zum Beispiel Videotelefonie, Apps für Kurznachrichten und Plattformen zur Zusammenarbeit. Diese sind essenziell, damit die Teammitglieder sich ausdrücken und sicherstellen können, dass alle auf dem gleichen Stand sind, wenn sie miteinander kommunizieren.

5. Chancengleichheit bei der Kommunikation im Kopf behalten

Jahrzehntelange wissenschaftliche Forschung hat uns gezeigt, dass ein Zugehörigkeitsgefühl ein wichtiger Faktor für das Mitarbeiter-Engagement ist. Hybride und mobile Arbeitsszenarien können jedoch einige Herausforderungen mit sich bringen, wenn es darum geht, eine Mitarbeiter-Experience zu schaffen, die inklusiv ist.

Probleme wir Hintergrundgeräusche, schlechtes Audio und mangelhafte Qualität der Internetverbindung sind einige der technischen Probleme, die eine effektive Kommunikation erschweren können. Im Home-Office können sich die Mitarbeiter jedoch auch einsamer fühlen, insbesondere wenn das restliche Team in einem Meetingraum zusammen sitzt.

Mimik lässt sich schwerer auf einem Bildschirm interpretieren als bei einem persönlichen Treffen und es ist nicht immer einfach zu sehen, wer gerade spricht, wenn mehrere Personen in einem Meeting in einem Raum sind. Diese Schwierigkeiten stellen Nachteile des hybriden oder mobilen Arbeitens dar und erschweren damit nicht nur die Bewältigung des Arbeitspensums sondern ebenso soziale Interaktionen für die Mitarbeiter, die nicht im Büro sind.

Unser Vorschlag: Organisationen, die hybride Arbeitsweisen in Betracht ziehen, müssen Kommunikationsmethoden einrichten, die Inklusion und Chancengleichheit auf Team- aber auch Unternehmensebene fördern. Sie müssen die Erfahrung der Angestellten im Home-Office oder im mobilen Arbeiten überdenken und dafür sorgen, dass Arbeit für sie genauso funktioniert, wie es im Büro der Fall wäre.

Um eine Kommunikation zu ermöglichen, die Chancengleichheit und Inklusion bietet, müssen so viele Grenzen wie möglich überschritten werden. Außerdem muss dazu verstanden werden, welche Arten der Kommunikation die Einzelnen bevorzugen. Die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen können sich beispielsweise in ein Teammeeting jeweils von ihren Geräten einzeln einwählen, um Hintergrundgeräusche zu minimieren und eine andere Grundlage für soziale Interaktionen zu legen.

Möchten Sie mehr zum Thema hybrides Arbeiten erfahren? Dann sehen Sie sich die folgenden Artikel an:

Autor - Camille Hogg