5 Lehren zum Onboarding in der Ausgangssperre

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5 Lehren zum Onboarding in der Ausgangssperre

Wir erinnern uns alle an unseren ersten Tag im neuen Job und an die gemischten Gefühle, die damit einhergingen.

Als ich zu Peakon kam und am ersten Tag zu früh, plötzlich schüchtern und unsicher an den Bürotüren wartete, war ich ein einziges Nervenbündel. Die Erinnerungen an diesen Tag sind geprägt von einer Reihe lächelnder Gesichter und neuer Namen, die ich zu erinnern versprach, sowie die umgängliche Herzlichkeit meines neuen Teams und, wie mir jemand ungefragt eine Kaffeetasse in die Hand drückte, als ich blind die Küche durchsuchte.

Diese anfänglichen großen und kleinen Aufeinandertreffen stellen den Kern unserer Erfahrung bei der Arbeit dar und bestimmen, wie eng wir uns mit dem Unternehmen verbunden fühlen. Stellen wir uns nun vor, all das von zu Hause zu erleben, vom Küchentisch während draußen eine Pandemie die Welt in Schach hält.

Einige unserer neuesten Teammitglieder haben eben diese Erfahrung gemacht, als sie sich in ihre neuen Positionen bei Peakon eingefunden haben. In diesem Artikel reflektieren das Onboarding in der Ausgangssperre und welche Lektionen sie daraus mitnehmen. Unser CPO Rick Kershaw bietet außerdem Einblick darin, was Unternehmen aus diesen Erfahrungen für die Zukunft der Arbeit mitnehmen können.

Die fünf Dinge, die wir über das Onboarding in der Ausgangssperre gelernt haben, sind:

  • erste Eindrücke entstehen virtuell
  • natürliche zwischenmenschliche Bindungen können schwer nachzuahmen sein
  • Manager müssen Empathie vorleben
  • Prozesse zu kommunizieren, kann den Stress gerade beim Onboarding in der Ausgangssperre reduzieren
  • eine Mitarbeiter-Experience zu schaffen, die alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen im Home-Office mit einbezieht, muss individuell sein

1. Erste Eindrücke entstehen virtuell

Wie es so schön heißt: Für den ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance. Wenn die meisten von uns jedoch an den Moment zurückdenken, als wir uns zum ersten Mal unserem Team vorgestellt haben, fallen uns die sozialen Aspekte ein, wie ein Händeschütteln oder eine gemeinsame Tasse Kaffee. Wie verändert sich dieses Erlebnis des Onboardings also, wenn es virtuell vonstatten geht?

„Mein erster Eindruck von meinen Kollegen und Kolleginnen, bezog sich darauf, wie sie sich auf Zoom oder Slack verhalten“, merkt Suzanne an, eine Account Executive in Lyon, Frankreich. „So sieht die Realität der Arbeit im Home-Office aus. Es gibt einige Personen, bei denen ich mich sehr auf ein persönliches Kennenlernen freue. Obwohl ich ihre Gesichter kenne, weiß ich nicht, ob sie groß oder klein sind — mir fehlt die Erfahrung, sie physisch zu treffen.“

2. Natürliche soziale Verbindungen können schwer nachzuahmen sein

„Das Problem an Videokonferenzen ist, dass es nicht dasselbe ist, wie jemanden in einer typischen sozialen Situation mit einer Gruppe derselben Größe zu treffen“, erklärt Emily, die vor Kurzem Peakon als Customer Success Consultant an unserem Standort in London beigetreten ist. „Bei einem persönlichen Treffen, spaltet man sich mal von der Gruppe ab und unterhält sich in kleineren Gruppen miteinander — das lässt sich virtuell sehr schwierig tun. Videoanrufe können einschüchternder sein, da die Augen aller Teilnehmer auf einen gerichtet sind, wenn man spricht.“

Für unseren CPO Rick sind diese ersten Beziehungen zu anderen sehr wichtig. „Verbindungen zu anderen können sehr schnell verschwinden“, erklärt er. „Deshalb ist es so bedeutend, dass es einen klaren Prozess gibt, wie neue Personen ins Team integriert werden, damit sie schneller Bezug zu den anderen aufbauen können.“

„Eine Sache, die man proaktiv tun kann, ist ein Plan für neue Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, der ihnen sagt, wen sie treffen müssen und was sie lernen müssen — das geschieht deutlich organischer im Büro, beim Onboarding in der Ausgangssperre und damit im Home-Office muss ein gezielterer Ansatz dabei gewählt werden.“

3. Manager müssen Empathie vorleben

„Ich habe mir Sorgen darüber gemacht, dass ich während der Ausgangssperre dauerhaft online meine Arbeit präsentieren müsse“, sagt Yvonne, Customer Success Consultant aus London, die nur zwei Wochen im Unternehmen war, bevor die Ausgangssperre in Kraft trat.

„Meine Managerin hat mir von Anfang an gezeigt, dass sie mir vertraut, und sie hat auch nicht überprüft, ob ich online war oder nicht. Sie hat mich daran erinnert, Pausen zu machen, mir Zeit für mich selbst zu nehmen und hat mich unterstützt, wenn ich es brauchte. Als ich gesehen habe, wie sie nach sich selbst schaut und Empathie vorlebt, hat mir das Sicherheit gegeben, dasselbe zu tun.“

Manager sind ein entscheidendes Verbindungsstück zwischen den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen und der Organisation. Wenn Unternehmen darüber nachdenken, zu hybriden oder in erster Linie mobilen Arbeitsweisen überzugehen, werden Empathie, Zuhören und Kommunikation an Bedeutung gewinnen.

„Manager werden sicherstellen müssen, dass sie ihre Erwartungen klar kommunizieren und regelmäßige Gespräche anbieten“, empfiehlt Rick. „In den ersten paar Wochen müssen Führungskräfte einen Weg finden, Kommmunikationslücken zu schließen und Empathie für die Bedürfnisse der Einzelnen aufzubringen, indem sie genau zuhören, was gesagt wird und noch wichtiger was nicht gesagt wird.“

4. Prozesse zu kommunizieren, kann den Stress gerade beim Onboarding in der Ausgangssperre reduzieren

Die praktischeren Aspekte des Onboardings, wie die technische Einrichtung und die Kommunikation von Prozessen, können für neue Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, die ihr Onboarding in der Ausgangssperre erleben, eine Herausforderung darstellen. Wenn die Einrichtung der nötigen Arbeitsausstattung rechtzeitig erfolgreich geschieht, können sich die neuen Teammitglieder wirklich darauf konzentrieren, eine Verbindung zur Organisation herzustellen, statt sich darüber den Kopf zu zerbrechen, wo sie Dinge herbekommen oder wen sie ansprechen sollten.

„Zu Beginn zog sich das Onboarding etwas hin und ich hatte nicht besonders viel Kundenkontakt“, sagt Emily. „Das hätte die perfekte Gelegenheit sein können, um mich mit der Technologie und den Systemen auseinanderzusetzen. Ich wusste jedoch nicht immer, wo ich die entsprechenden Informationen finde oder wen ich fragen könnte. Diese Dinge sind teilweise so normal für die anderen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, für mich waren sie aber neu.“

Für Hari, Financial Planning Analyst in unserem Londoner Team, war die Einrichtung der Technologie vor dem ersten Tag ein Schritt zum Erfolg: „Ich hatte meinen Computer am Wochenende, bevor ich anfing. So hatte ich etwas mehr Zeit, mich einzurichten und sicherzustellen, dass ich alles hatte, was ich brauchte. Das hat meinen ersten Tag sehr viel leichter gemacht — ich hatte so viel Unterstützung in den praktischen Fragen.”

Rick stimmt dem zu und merkt an, dass in diesem Prozess Neuankömmlingen das Gefühl vermittelt werden muss, dass sie alles fragen können, was sie wollen. Und das trifft beim Onboarding in der Ausgangssperre noch stärker zu als normalerweise.

„Die kleinen Dinge wie die notwendige Ausstattung können wirklich im Weg stehen“, sagt er. „Man muss Ängste so gut es geht abbauen, damit neue Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sich auf das konzentrieren können, was wirklich wichtig ist, zum Beispiel das Unternehmen zu verstehen und Beziehungen zu anderen aufzubauen.“

„Man muss ihnen auch die Erlaubnis erteilen, Fragen zu stellen oder Hilfe zu erbeten“, fügt er an. „Manchmal muss das offen signalisiert werden, damit die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sich sicher dabei fühlen.“

5. Eine Mitarbeiter-Experience zu schaffen, die alle im Home-Office mit einbezieht, muss individuell sein

„Als ich zum Unternehmen kam, hielten wir ein paar informelle Meetings ab, damit ich die anderen kennenlernen konnte“, sagt Sergiu, unser Design-Praktikant in Kopenhagen. „In einigen Fällen war das super, in anderen entstand zusätzlicher Druck, an einem Videomeeting teilnehmen und sozial sein zu müssen.“

Suzanne, deren Muttersprache Französisch ist, fand es zu Anfang schwierig, mit den Insider-Witzen zurechtzukommen, die in Teammeetings ausgetauscht wurden: „Obwohl ich gutes Englisch spreche, verstehe ich einige Witze und kulturelle Bezüge nicht. Es braucht seine Zeit, gemeinsame Erinnerungen als Team zu schaffen, doch dieser Aspekt machte es anfangs schwieriger, Beziehungen zu anderen aufzubauen.“

Das optimale Niveau an Chancengleichheit variiert für jeden Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin. Der Schlüssel liegt Rick zufolge deshalb darin, das auf die Bedürfnisse jedes Einzelnen anzupassen.

„Sich zugehörig zu fühlen, ist ein wichtiger Baustein, wenn man in ein neues Unternehmen kommt. Es geht darum, bei Kommunikation und Inklusion zu viel zu machen — und den Einzelnen dann die Gelegenheit zu bieten, einen Schritt zurück zu gehen, je nach dem, wie er oder sie es braucht.“

Warum es so wichtig ist zu verstehen, wie das Onboarding in der Ausgangssperre erlebt wird

Die Debatte über die Zukunft der Arbeit hält an. Aus diesem Grund erachtet Rick es für Unternehmen als besonders wichtig, Lehren aus den jüngsten Erfahrungen zu ziehen.

„Eine neue Stelle anzutreten, ist schon schwer genug. Es unter diesen Umständen zu tun, ist allerdings noch schwerer“, bemerkt Rick. „Es ist eine sehr künstliche Arbeitssituation, in der neue Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen keine Gelegenheit erhalten, die Organisation zu sehen, zu erleben oder Teil von ihr zu sein.“

„Im Aufbau einer hybriden Arbeitswelt, in der mobiles Arbeiten an erster Stelle steht, können wir von diesen echten Erfahrungen von Personen lernen, die gerade diesen Prozess des Onboardings in der Ausgangssperre durchlaufen.“

„Es ist eine Gelegenheit für uns, unseren neuen Teammitgliedern zuzuhören und unser Onboarding an die Bedürfnisse der Einzelnen anzupassen“, fügt er hinzu. „Möglicherweise müssen wir sogar einige Dinge überdenken, die wir bisher nicht hinterfragt haben.“

„Diese Gespräche zu führen und den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen in diesem Prozess wirklich zuzuhören, schafft eine gute Mitarbeiter-Experience vom ersten Tag an.“

Autor - Camille Hogg