Change-Management-Prozesse als Chance

Sarah Gloeckner
Change-Management-Prozesse als Chance

Wie Veränderungen im Unternehmen zu bewältigen sind und mit Hilfe systematischer Change-Management-Prozesse zu Erfolgserlebnissen werden können.

Wir befinden uns aktuell in Zeiten, in denen sich Unternehmen einer Vielzahl unterschiedlicher Veränderungen gegenüber sehen: der demografische Wandel, Globalisierungsprozesse und nicht zuletzt die Digitalisierung. All diese Entwicklungen wirken sich auf Unternehmen aus und, um wettbewerbsfähig und nicht auf der Strecke zu bleiben, müssen sie einen Weg finden, mit diesen umzugehen und sich anzupassen.

Was bringt die Zukunft?

Neben den bereits erwähnten Entwicklungen, die jede Organisation auf den Prüfstand stellen werden, ist auch der Generationenwandel in der Arbeitnehmerschaft nicht außer Acht zu lassen. Nach der Baby-Boomer-Generation und der Generation X wird schon bald die Generation Y (Geburtsjahr zwischen 1981-1996) die größte Gruppe der Berufstätigen darstellen. Diese Entwicklung bringt für Unternehmen einige Konsequenzen mit sich, denn jede Generation ist anders und stellt andere Erwartungen an ihren Arbeitsplatz und ihr Leben. Lesen Sie mehr dazu, was Peakon in einer Studie zum Thema Generationswechsel am Arbeitsmarkt herausfand.

Mitarbeiterbindung in den G7-Staaten:

Mitarbeiterbindung in den G7-Staaten

Neben vielen einzelnen Punkten, wie die Sinnhaftigkeit der eigenen Tätigkeit oder auch die erwartete Flexibilität in einer Anstellung, unterscheiden sich die Generationen vor allem in einem: In der Zeit seit der Baby-Boomer-Generation bis zur heutigen Generation Y hat sich der Arbeitsmarkt von einem Angebots- zu einem Nachfragemarkt entwickelt. Während die Baby Boomer noch um einen Arbeitsplatz kämpften und miteinander konkurrierten, sind es bei den Millennials heutzutage die Unternehmen, die im Wettbewerb stehen. Der Konkurrenzkampf um Talente ist groß und damit wächst der Druck für Unternehmen. Um diese neuen Arbeitnehmer für sich gewinnen oder gegebenenfalls im Unternehmen halten zu können, müssen sie auf ihre Bedürfnisse eingehen, um attraktiv zu bleiben.

Mit der Zeit gehen

Vor diesem Hintergrund stellt sich nun also die Frage, was genau wünscht sich diese neue Generation von Arbeitnehmern? Und wie kann ein Unternehmen für sie attraktiv werden oder bleiben?

Ein aktueller Trend zeigt schon, wo der Fokus liegt: auf den Mitarbeitern. Während in der Vergangenheit hochgradig hierarchische Strukturen, Top-down-Ansätze und die Kundenzufriedenheit als Zentrum jedes unternehmerischen Handelns standen, zeigt sich heute ein anderes Bild. Mit dem heutigen Konkurrenzkampf der Unternehmen um talentierte Arbeitskräfte ist ein anderer Aspekt in den Vordergrund gerückt und hat dort die Kundenzufriedenheit abgelöst: die Mitarbeiterzufriedenheit. Das gebündelte Erlebnis des Mitarbeiters im Unternehmen vom ersten bis zum letzten Tag, die sogenannte Employee Experience, ist heute genauso bedeutend wie es die Customer Experience im letzten Jahrzehnt war. Das hat eines zur Folge: Organisationen müssen sich anpassen, um den Anforderungen ihrer Mitarbeiter gerecht zu werden. Und dafür müssen sie zunächst einmal wissen, was sich ihre Mitarbeiter wünschen. Am besten lässt sich das herausfinden, indem man sie fragt.

Mitarbeiterbefragungen als Erfolgsrezept

Viele Unternehmen tun das bereits, allerdings nur einmal im Jahr. Es liegt auf der Hand, dass das nicht ausreicht, um wirklich auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter eingehen zu können. Deshalb sind häufigere und dafür kürzere Mitarbeiterbefragungen ratsam. Das zeigt nicht nur den Mitarbeitern, dass sich die Organisation für sie und ihre Meinung interessiert. Es bietet zudem Gelegenheit, wirklich zu erfahren, was die Mitarbeiter beschäftigt und was im Unternehmen besser laufen könnte.

Ein solcher sogenannter kontinuierlicher Feedbackprozess ist mit den Möglichkeiten der Technologie und Digitalisierung heutzutage realistisch umsetzbar. Automatisierung und fortschrittliche Datenanalyse machen es möglich, in Echtzeit Befragungsergebnisse zu analysieren und aufzubereiten. Die größere Schwierigkeit mag darin liegen, wie man den Übergang zu einem solchen Prozess in der Organisation schafft.

Die Notwendigkeit für Veränderungen in der Organisation überhaupt zu erkennen, ist der erste Schritt. Damit fängt die Herausforderung an. Denn es stellt sich die Frage, wie man effektiv Veränderungen einführt, dafür sorgt, dass sie angenommen und umgesetzt werden, und zuletzt ihre Wirksamkeit überprüft und gegebenenfalls Anpassungen vornimmt.

Der Change-Management-Prozess: Phase 1

Hier bei Peakon haben wir mittlerweile hunderte Unternehmen bei eben diesem Veränderungsmanagement unterstützt und uns das Know-how und die nötige Erfahrung angeeignet, um Organisationen dabei kompetent zur Seite zu stehen.

Deshalb wissen wir, dass es einige wesentliche Punkte im Veränderungsprozess zu beachten gibt, damit er auch wirklich zum Erfolg wird. Die Neuerungen werden nur erfolgreich sein, wenn die gesamte Organisation an einem Strang zieht und Ihre Mitarbeiter die Veränderungen mittragen. Deshalb ist ein geeigneter erster Ansatzpunkt im Change-Management-Prozess, sich zu überlegen, wozu die Veränderungen dienen sollen, wen sie betreffen werden und wie sie mit strategischen Zielen des Unternehmens in Zusammenhang stehen. Diese Vorüberlegungen helfen, um Ihre Mitarbeiter von den Veränderungen zu überzeugen. Hier ist eine kleine Checkliste, an der Sie sich bei der Einführung eines kontinuierlichen Feedbackprozesses orientieren können:

✔ Bestimmen Sie, welche Werte im Mittelpunkt des Übergangs zu kontinuierlichem Mitarbeiterfeedback stehen sollen — was genau wollen Sie erreichen?

✔ Fassen Sie kurz zusammen, wie diese Veränderung zu den Zielen der Organisation beitragen wird und wie sie in die aktuelle Unternehmenskultur passt.

✔ Bewerten Sie die Auswirkungen auf Ihre Mitarbeiter und die Organisationsstruktur und bestimmen Sie mögliche Hürden oder Risikofaktoren Ihres Ansatzes.

✔ Entwerfen Sie eine Strategie für die Umsetzung Ihrer Vision.

Der Change-Management-Prozess: Phase 2

Für den Erfolg des Veränderungsprozesses braucht es in erster Linie deutliche Unterstützung aus der Organisation. Das heißt in anderen Worten, dass für jeden zielführenden Change-Management-Prozess mehr als eine Person verantwortlich sein muss.

Wenn es um die Einführung kontinuierlicher und häufiger Mitarbeiterbefragungen geht, lassen sich einige Akteure schnell nennen, die offensichtlich an diesem Veränderungsprozess Interesse und Mitsprache haben müssen: Die HR-Abteilung ist einer davon. Diese Teile der Organisation bzw. Einzelpersonen sollten unbedingt in die Verantwortung gezogen un in den Prozess involviert werden. Als Verantwortliche erfüllen mehrere Aufgaben im Change-Management-Prozess. Sie dienen zum einen dazu, die Verantwortung aufzuteilen, da sie die Kapazitäten einer einzigen Person übersteigt. Darüber hinaus haben sie aber noch eine weitere, nicht minder wichtige Rolle inne: Sie dienen als Kontaktperson für andere, die direkt in den Prozess involviert oder an ihm interessiert sind. In dieser Funktion können sie Aufklärung betreiben, erfahren, wie gut der Veränderungsprozess angenommen wird, indem sie mit anderen ins Gespräch kommen, und gleichzeitig dem ganzen Prozess Vertrauenswürdigkeit beigeben. Wenn ein ganzes Team hinter einem Projekt steht, das umfassende Folgen für andere in der Organisation haben wird, schafft das mehr Vertrauen als wenn es nur ein Einziger ist.

Insbesondere in Bezug auf häufigere Mitarbeiterbefragungen kann die Skepsis seitens der Belegschaft groß sein. Für diejenigen in der Organisation, die sich mit einem kontinuierlichen Feedbackprozess Gehör verschaffen können, ist die Einführung dessen wahrscheinlich eher positiv. Aber auch sie mögen gegebenenfalls Angst vor den Konsequenzen ehrlichen und möglicherweise negativen Feedbacks haben (selbst im Falle anonymer Mitarbeiterbefragungen). Teamleiter und Führungskräfte, die Feedback aus ihrem Team oder von ihnen unterstellten Mitarbeitern erhalten, empfinden höchstwahrscheinlich größere Skepsis oder gar Angst gegenüber der neuen Vorgehensweise. Der Change-Management-Prozess kann aber nur erfolgreich sein, wenn die Belegschaft die Veränderung annimmt und mitträgt. Aus diesem Grund ist es wichtig, Vertrauen in den Prozess zu schaffen und dazu leistet unter anderem das Team von Verantwortlichen, die auch als Ansprechpartner fungieren, seinen Beitrag.

Die Checkliste für diese Phase des Change-Management-Prozesses:

✔ Identifizieren Sie Teammitglieder, die aktiv am Übergang zu einem kontinuierlichen Feedbackprozess beteiligt sind (z. B. im Aufbau, im Testen oder bei der Entwicklung von Problemlösungen) und als Botschafter des Veränderungsprozesses agieren.

✔ Stellen Sie sicher, dass Sie eine gute Mischung von Mitarbeitern aus unterschiedlichen Abteilungen des Unternehmens in den Veränderungsprozess einbeziehen.

✔ Sorgen Sie dafür, dass die Mitglieder des Projektteams aktiv den Übergang leiten und die Neuerungen an die restliche Organisation kommunizieren, um Vertrauen zu schaffen.

✔ Schulen Sie Ihre HR-Abteilung, Ihre Manager und die C-Level-Führung im technischen Know-how und kommunizieren Sie die Erwartungen, die an sie im Umgang mit erhaltenem Mitarbeiterfeedback gestellt werden.

Der Change-Management-Prozess: Phase 3

Die nächste Phase des Veränderungsmanagements ist eine ganz wichtige und hat großen Einfluss auf den Erfolg des gesamten Prozesses. In dieser Phase muss die Kommunikation mit der erweiterten Organisation stattfinden. Nachdem Sie zuvor bereits die HR-Abteilungen und Führungskräfte unterrichtet haben, wie sie mit dem Mitarbeiterfeedback umzugehen haben und welche Vorteile der neue Prozess birgt, müssen Sie nun mit dem Rest der Organisation über die Neuerungen sprechen. Diese Kommunikation ist bedeutend, denn sie kann darüber entscheiden, ob die Mitarbeiter den Prozess mittragen. Nur wenn sie das tun, kann der Prozess auch Erfolg haben. Deshalb ist es wichtig, dass Sie ganz genau kommunizieren, welche Veränderungen anstehen und wie sie sich auf den einzelnen Mitarbeiter genau auswirken werden. Ebenso bedeutend ist es, dass Sie regelmäßig und konsistent mit Ihren Mitarbeitern kommunizieren, damit sie die Hintergründe der Veränderungen genau verstehen können. Welche Kommunikationsmittel Sie dabei nutzen und wie genau die Kommunikation abläuft (organisationsweites Meeting, Besprechungen in den einzelnen Teams, etc.), steht Ihnen komplett frei. Jede Organisation hat ihre Vorgehensweisen und kommuniziert in dieser Phase des Change-Managements anders.

Die Checkliste für diese Phase des Change-Management-Prozesses:

✔ Helfen Sie Ihren Mitarbeitern zu verstehen, wie wichtig ihr häufiges Feedback ist und wie ihre Antworten genutzt werden.

✔ Bewerten Sie, wie sich die Veränderungen auf Ihre Mitarbeiter und die Ziele der Organisation auswirken werden und kommunizieren Sie das Ihren Mitarbeitern gegenüber.

✔ Gehen Sie auf alle Fragen offen und ehrlich ein und seien Sie für Feedback empfänglich.

✔ Stellen Sie sicher, dass der kontinuierliche Feedbackprozess in alle Aspekte der Tätigkeit eines Mitarbeiters im Unternehmen (vom Onboarding bis zu Leistungsbewertungen) integriert wird, um den Übergang zu erleichtern.

Der Change-Management-Prozess: Phase 4

Nachdem all die zuvor beschriebenen Schritte erledigt wurden, müssen die Veränderungen „nur noch“ in die Organisation übergehen. Dafür ist eine Portion Geduld von Nöten, die eine weitere wichtige Komponente jedes Change-Management-Prozesses darstellt. Denn die Veränderungen werden nicht über Nacht Teil der Unternehmenskultur. Damit sie es irgendwann sind, müssen Sie unbedingt ihre Auswirkungen beobachten und bei Bedarf Anpassungen vornehmen. Außerdem müssen Ihre Mitarbeiter positive Folgen der eingeführten Neuerungen sehen können. Im Veränderungsprozess hin zu häufigeren Mitarbeiterbefragungen hieße das, das Feedback der Mitarbeiter schnell umzusetzen (wo möglich). Das schafft Vertrauen in den gesamten Prozess und zeigt seine positiven Konsequenzen. Wenn dies der Fall ist, wird die Belegschaft die Neuerungen schneller akzeptieren und somit in die Unternehmenskultur übernehmen.

Die Checkliste für diese Phase des Change-Management-Prozesses:

✔ Lernprozesse in der Organisation in Bezug auf das Mitarbeiter-Engagement auf allen Ebenen unterstützen.

✔ Sicherstellen, dass Manager und C-Level-Führungskräfte Zugriff auf die Analyseergebnisse haben, diese beobachten und die Daten verwenden, um direkte positive Veränderungen in ihren Teams anzustoßen.

✔ Lassen Sie die Ergebnisse des kontinuierlichen Feedbackprozesses in allen Aspekten der Organisation sichtbar werden.

✔ Bewerten Sie bei jedem kurzfristigen Ziel, was gut lief und welche Verbesserungen noch möglich sind.

✔ Sammeln Sie Daten vor, während und nach Veranstaltungen (z. B. Teambuilding-Veranstaltungen) und eingeführten Veränderungen, um ihre Auswirkungen zu beobachten.

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Zusammenfassung

Die Arbeitswelt befindet sich im Umbruch und eine neue Generation von Arbeitnehmern wächst heran und wird ihn schon bald dominieren. Unternehmen müssen sich schon heute anpassen und für morgen rüsten. Ein wichtiger Schritt ist dabei der Übergang zu kontinuierlichem Mitarbeiterfeedback und einer guten Employee Experience. Ein solcher Veränderungsprozess ist eine komplexe Angelegenheit. In (größeren) Organisationen sind Veränderungen besonders schwer einzuführen, denn ein Unternehmen ist nicht von heute auf morgen veränderbar. Es ist essenziell, einen etablierten Change-Management-Prozess zu haben, der einen solchen Übergang unterstützt. Das Veränderungsmanagement bewirkt, dass verschiedene Faktoren gegeben sind, die zum Erfolg des Prozesses führen. Das wichtigste ist dabei, dass die Veränderung von allen in der Organisation mitgetragen wird. Aus diesem Grund müssen die Mitarbeiter auf allen Ebenen an Bord geholt werden, denn Top-down war gestern. Dies erreicht man am besten über gute und regelmäßige Kommunikation, Ansprechpartner und Fürsprecher innerhalb der Organisation und schnell erkennbare positive Folgen der eingeführten Neuerungen sowie ständige Beobachtung und gegebenenfalls Anpassung des Prozesses. Es ist außerdem unbedingt notwendig, die Verantwortung in der Organisation zu verteilen und bestimmte Mitarbeiter (z. B. Teamleiter, Abteilungsleiter, Manager) in die Pflicht zu nehmen.

Wenn Sie den hier dargelegten Eckpunkten eines guten Change-Management-Prozesses folgen, können unternehmerische Veränderungen und insbesondere der Übergang zu einem kontinuierlichen Feedbackprozess eine wahre Chance werden. Stellen Sie sich schon heute für die Zukunft auf. Peakon steht Ihnen dabei mit Rat und Tat sowie jeder Menge Erfahrung zur Seite. Lassen Sie sich von unserem Team zeigen, wie einfach ein regelmäßiger Feedbackprozess ist und was dieses mächtige Werkzeug bewirken kann, oder verschaffen Sie sich auf eigene Faust einen Eindruck.

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