Mitarbeiterbefragung 2020: Leitfaden, Fragebogen & Tipps

Martin Daniel
Mitarbeiterbefragung 2020:  Leitfaden, Fragebogen & Tipps

Die Arbeitswelt hat sich in den vergangenen Jahrzehnten grundlegend verändert. Reichte es früher noch, das Gehalt pünktlich zu überweisen, haben Mitarbeiter heute ganz andere Ansprüche an ein erfülltes Arbeitsleben. Das wiederum stellt Personalabteilungen vor ganz neuen Herausforderungen – und es werden zunehmend Zweifel am bisherigen HR-Werkzeugkasten laut. Dabei wird auch insbesondere die Mitarbeiterbefragung hinterfragt.

Warum Mitarbeiterbefragungen?

Im Jahr 2020 machen Millenials – also Menschen die zwischen 1980 und 2000 geboren wurden – die Hälfte der Erwerbstätigen weltweit aus. Diese Kohorte von Angestellten stellt ganz andere Erwartungen an ihren Arbeitsplatz und auch daran, wie mit ihrem Feedback umgegangen werden sollte.

Zunächst fordern Millennials einen Managementstil und eine Unternehmenskultur, die sich deutlich von bisherigen Konzernstrukturen abhebt. Dabei kommen ihre speziellen Persönlichkeitsmerkmale – wie der Wunsch, lebenslang zu lernen, und die Bereitschaft, schnell beruflich weiterzuziehen, wenn Erwartungen nicht erfüllt werden – zum Tragen und erfordern viel Aufmerksamkeit von Arbeitgebern.

Ob Start-ups, Mittelständler oder Konzerne – Firmen haben es immer grundsätzlich immer schwerer, gute Mitarbeiter zu finden. Außerdem rückt die Mitarbeiterbindung immer mehr in den Fokus.

Zwar gibt es in vielen Unternehmen bereits kostenloses Obst, Fitness-Studio-Rabatte, Sommerfeste und sonstige Benefits. Doch was von alledem bringt wirklich etwas? Steigern diese Maßnahmen tatsächlich die Loyalität und das Engagement der Mitarbeiter und sinkt damit auch die Fluktuation? Oder investieren Unternehmen in die falschen Maßnahmen?

Die einzig sichere Methode, um das herauszufinden, bieten Mitarbeiterbefragungen. Das Problem liegt jedoch darin, dass viele Unternehmen ihre Mitarbeiter bisher nur einmal pro Jahr befragen, wenn überhaupt. Andere führen Befragungen nur zu bestimmten Ereignissen durch, wie nach dem Onboarding oder wenn Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausscheiden. Daneben gibt es auch noch den Ansatz, Mitarbeiterbefragung ad-hoc durchzuführen. Solche Ad-hoc-Umfragen werden häufig durchgeführt, wenn der Eindruck entsteht, irgendetwas im Unternehmen stimme nicht.

Grundsätzlich hängt die Qualität der Erkenntnisse aus den Mitarbeiterbefragungen von verschiedenen Faktoren ab. Dabei ist relevant, welche Fragen Sie stellen, wie häufig Sie sie stellen und ob Sie konsistent und systematisch dabei vorgehen.

Ohne eine solide Methodik bei der Mitarbeiterbefragung können Ihre Ergebnisse schnell unzuverlässig werden und somit schwer in wirkungsvolle Maßnahmen zu übersetzen sein.

Leitfaden: Darauf sollten Sie achten

1. Ohne Konsistenz bei der Mitarbeiterbefragung ist Veränderung nicht messbar

Es ist wichtig, systematisch und mit einem klaren Konzept an die Mitarbeiterbefragung heranzugehen. Dabei sollte man sich folgende Fragen stellen: Was will ich mit der Mitarbeiterbefragung eigentlich analysieren und verstehen? Wie kann ich das messbar machen?

Oftmals werden bereits hier zu viele Konzepte oder Konstrukte in einen Topf geworfen: Mood, Happiness, Zufriedenheit, Engagement.

Egal, für welchen Ansatz Sie sich entscheiden, eine konsistente Vorgehensweise ist der Schlüssel zum Erfolg. Denn nur mit einem konsistenten Ansatz und einer konsistenten Durchführung der Befragungen lassen sich tatsächlich Trends und Veränderungen abbilden und die Wirksamkeit getroffener Maßnahmen nachvollziehen. Der Grund dafür liegt auf der Hand: Wenn Sie sich dazu entschließen, die Fragen Ihrer Mitarbeiterbefragung regelmäßig zu bearbeiten oder auf den neuesten Stand zu bringen, ist es unmöglich zu untersuchen, wie sich das Engagement Ihrer Mitarbeiter sowie ihre Bewertungen der einzelnen Engagement-Faktoren mit der Zeit verändern.

Dabei können selbst kleinste Veränderungen an den Formulierungen der Fragen, wie der Austausch eines Wortes durch ein Synonym, große Wirkung zeigen und beeinflussen, wie die Frage beantwortet wird.

Deshalb ist es wichtig, der Versuchung zu widerstehen, Veränderungen vorzunehmen. Stattdessen sollten Sie Konsistenz wahren. Veränderungen an den Bewertungen zu beobachten, ist bedeutender als die einzelne Bewertung selbst. Dafür braucht es Vergleichbarkeit der Bewertungen, die nur über einen konsistenten Ansatz erreicht werden kann.

2. Latente Konstrukte durch die Mitarbeiterbefragung messbar machen

Wie macht man nun aber ein latentes Konstrukt wie beispielsweise Mitarbeiter-Engagement messbar?

Fragen zur Messung des Mitarbeiter-Engagements

Wir bei Peakon machen Mitarbeiter-Engagement mit Hilfe einer wohl etablierten Kennzahl messbar, die von Unternehmen weltweit verwendet wird: der Employee Net Promoter Score (eNPS). 

Dieser ist eine Weiterentwicklung des Net Promoter Score® (NPS®), der 2003 zur Messung der Kundenzufriedenheit und -treue entwickelt wurde. Zur Ermittlung des NPS wird eine einzige Frage zur Beantwortung auf einer Skala von 0-10 gestellt: „Wie wahrscheinlich ist es, dass du [dieses Produkt/diese Dienstleistung] einem Freund oder Kollegen weiterempfehlen würdest?“. 

Beim eNPS wird der Fokus jedoch auf den Befragten als Mitarbeiter bzw. Mitarbeiterin gelegt und das Mitarbeiter-Engagement gemessen. Dabei werden die Befragten mit einer einzigen Frage dazu angeregt, verschiedene Faktoren in Betracht zu ziehen, die sich auf das Mitarbeiter-Engagement auswirken: 

Wie wahrscheinlich ist es, dass du [Unternehmensname] als Arbeitgeber empfehlen würdest?

Es können zusätzliche Fragen aktiviert werden, um Teilfaktoren des Mitarbeiter-Engagements zu messen: 

  • „Loyalität“: Falls dir der gleiche Job bei einem anderen Unternehmen angeboten werden würde: Wie wahrscheinlich wäre es, dass du bei [Unternehmensname] bleibst?
  • „Zufriedenheit“: Wie zufrieden bist du insgesamt mit deiner Arbeit bei [Unternehmensname]?
  • „Glaube“: Wie wahrscheinlich ist es, dass du die Produkte oder Dienstleistungen von [Unternehmensname] deinen Freunden oder deiner Familie empfiehlst?

Der eNPS-Wert ist die Kennzahl, die es zu verbessern gilt. Doch sie verrät für sich genommen noch nicht wirklich etwas darüber, wo genau man dazu ansetzen sollte.

Allerdings ist Mitarbeiter-Engagement ein theoretisch sehr gut verstandener Bereich – es gibt dazu eine ganze Reihe an wissenschaftlicher Forschung von Organisationspsychologen und Theoretikern der Managementlehre. Diese Forschung hat dabei geholfen, die grundlegenden psychologischen Faktoren zu verstehen, die die menschliche Motivation am Arbeitsplatz und die emotionale Bindung zum Arbeitgeber bedingen. 

Peakons 14 Faktoren des Mitarbeiter-Engagements

Bei Peakon haben wir die Erkenntnisse dieser jahrzehntelangen Forschung in einen Fragebogen übertragen, der insgesamt 14 Faktoren des Mitarbeiter-Engagements messbar macht.

1) Fragen zu Erfolgsgefühl

Diese Fragen zielen darauf ab, ob die Mitarbeiter das Gefühl haben, jeden Tag bei der Arbeit etwas zu schaffen, und ob sie Erfolgserlebnisse haben. Kompetenz ist neben Autonomie und Zugehörigkeit eines von drei Motivationsbedürfnissen, wie Ryan und Deci in ihrer Selbstbestimmungstheorie herausfanden.

2) Fragen zu Autonomie

Diese beziehen sich darauf, ob die Mitarbeiter ihre Arbeit so erledigen können, wie sie es selbst als richtig empfinden. Autonomie steht im Zentrum vieler Theorien zu Motivation und Mitarbeiter-Engagement, darunter auch die Selbstbestimmungstheorie (Ryan & Deci) und Mitarbeiter-Engagement (Kahn).

3) Fragen zur Arbeitsumgebung

Hier geht es darum, ob die Mitarbeiter das Gefühl haben, dass ihre physische Umgebung sich positiv auf ihre Arbeit und Arbeitsweise auswirkt. Eine Studie der britischen Regierung (Cabe, 2005) beschreibt einen starken Zusammenhang zwischen der Gestaltung des Büros und der Leistung der Mitarbeiter.

4) Fragen zu Meinungsfreiheit

Dieser Engagement-Faktor hinterfragt, bis zu welchem Grad der Mitarbeiter das Gefühl hat, seine Meinung ohne Angst vor negativen Folgen frei äußern zu können. Meinungsfreiheit hängt mit dem theoretischen Bedürfnis nach „psychologischer Sicherheit“ zusammen.

5) Fragen zu Zielsetzung

Wenn wir nicht wissen, wie wir unsere eigene Leistung einschätzen sollen, baut sich eine Angst dahingehend auf, wie andere uns wahrnehmen. Diese Unsicherheit höhlt unsere Fähigkeiten zum Ausdruck aus (Brown & Leigh 1996). Diese Fragen untersuchen die Gefühlslage der Mitarbeiter in Bezug auf ihre Aufgaben und die an sie gestellten Erwartungen.

6) Fragen zu Weiterentwicklung

Dabei geht es darum, wie sehr die Mitarbeiter das Gefühl haben, Gelegenheiten zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung zu haben. Weiterentwicklung kommt in nahezu allen Theorien zu Motivation und Mitarbeiter-Engagement vor, darunter die Zwei-Faktoren-Theorie (Herzberg), die ERG-Theorie (Alderfer) und Mitarbeiter-Engagement (Kahn).

7) Fragen zu Management-Unterstützung

Obwohl alle Engagement-Faktoren stark von Managern beeinflusst werden, bezieht sich der Engagement-Faktor Management-Unterstützung speziell auf die Beziehung zwischen Angestellten und ihren direkten Vorgesetzten.

8) Fragen zu Sinnstiftende Arbeit

Diese Fragen beziehen sich darauf, ob die Mitarbeiter ihre Arbeit als bedeutend ansehen – für sich selbst, das Unternehmen und möglicherweise die Gesellschaft als Ganzes. Sinnstiftende Arbeit entstammt Kahns Theorie zum Mitarbeiter-Engagement und wurde dort als das Gefühl beschrieben, dass die eigene Arbeit wertvoll, nützlich und lohnenswert ist.

9) Fragen zu Organisational Fit

Organisational Fit trat zuerst in den 1980er Jahren im Rahmen der Person Environment Fit Theory (French, Caplan, & Harrison) auf. Diese Fragen messen, wie sehr die Mitarbeiter eine Übereinstimmung zwischen den Werten und der Kultur des Unternehmens und ihren eigenen sehen.

10) Fragen zu Kollegialen Beziehungen

Diese Fragen untersuchen den zehnten Engagement-Faktor: Die Beziehungen der Mitarbeiter untereinander. 

11) Fragen zu Anerkennung

Dieser Faktor bezieht sich darauf, wie stark die Mitarbeiter empfinden, Anerkennung für ihre Arbeit zu erhalten. Anerkennung ist eine wichtige Komponente sowohl der Selbstbestimmungstheorie (Ryan & Deci) als auch des Job-Characteristics-Modells (Hackman & Oldham). 

12) Fragen zu Entlohnung

Diese Fragen bringen zum Vorschein, wie zufrieden die Mitarbeiter mit ihrer Entlohnung sind. Die Equity Theory besagt, dass Mitarbeiter motiviert werden, wenn das, was sie investieren, dem entspricht, was sie dafür erhalten (Gehalt, Boni, Zusatzleistungen, Anerkennung).

13) Fragen zu Strategie

Der vorletzte Engagement-Faktor beschreibt den Grad, bis zu dem die Mitarbeiter die allgemeine Strategie der Organisation verstehen und ihr zustimmen.

14) Frage zum Arbeitspensum

Diese Frage untersucht, ob die Mitarbeiter das Gefühl haben, der Umfang ihrer Aufgaben sei zu schaffen. Die Psychologen Leiter, Schaufeli und Maslach (2001) bezeichnen Mitarbeiter-Engagement als positives Pendant zu Burnout.

Jahrzehntelange Motivationsforschung in einem E-Book.
Download hier: https://peakon.com/resources/ebooks/the-psychology-of-employee-engagement/

3. Mit regelmäßigen Mitarbeiterbefragungen das Mitarbeiter-Engagement kontinuierlich verbessern

Obwohl viele Unternehmen es gewohnt sind, Mitarbeiterbefragungen und konsequente Maßnahmen einmal im Jahr durchzuführen, empfehlen wir einen deutlich höheren Turnus.

Es gibt eine Reihe von Problemen, die mit jährlichen Mitarbeiterbefragungen einhergehen. Dazu zählen beispielsweise mangelhafte Erkenntnisse aus den Daten. Außerdem ist es nahezu unmöglich, Maßnahmen zur Steigerung des Mitarbeiter-Engagements auszuprobieren und gegebenenfalls anzupassen.

Wenn Sie nur eine Mitarbeiterbefragung pro Jahr durchführen, erhalten Sie einen kurzen Einblick in das Mitarbeiter-Engagement in Ihrer Organisation. Dieser Einblick ist oft ungenau, da er nur eine Momentaufnahme darstellt und nicht das Mitarbeiter-Engagement über einen längeren Zeitraum repräsentiert. Auf diese Weise lässt sich auch sehr schwer sagen, ob das Mitarbeiter-Engagement steigt oder sinkt.

Wenn man häufiger Mitarbeiterbefragungen durchführt, zum Beispiel monatlich oder quartalsweise, hat man die Chance dazu, Tendenzen im Mitarbeiter-Engagement zu beobachten. Das ist insbesondere nützlich, wenn man die Wirkung der eigenen Maßnahmen bewerten möchte, um sie gegebenenfalls anzupassen. Bei einer jährlichen Mitarbeiterbefragung muss man 12 Monate warten, bevor man erfährt, ob sich das Mitarbeiter-Engagement verbessert hat oder nicht.

Am besten eignet sich eine wöchentliche Mitarbeiterbefragung, bei der jedes Team einen Teil der Fragen jede Woche zur Beantwortung bekommt. Das mag auf Anhieb wie eine kaum zu bewältigende Aufgabe erscheinen, aber zum Glück gibt es Plattformen, wie Peakon, die genau für diesen Zweck entwickelt wurden. Eine solche Plattform macht die Umfragenverteilung, Ergebnisanalyse sowie Maßnahmenplanung zum Kinderspiel.

Tipps

1. Streuen Sie offene Fragen in die Mitarbeiterbefragung ein

Offene Fragen in der Mitarbeiterbefragung sind Fragen, die durch einen qualitativen Kommentar beantwortet werden. Diese Fragen erlauben einen gezielten, individuellen Ansatz. So kann man bestimmte Fragen nur bestimmten Mitarbeitergruppen stellen. Das bietet sich zum Beispiel an, wenn man Fragen zum Onboarding-Prozess ausschließlich an die betreffenden Personen stellen möchte. Zum Beispiel:

  • Als jemand, der [Unternehmensname] kürzlich beigetreten ist, welche Aspekte haben im Onboarding-Prozess gut funktioniert und was könnten wir besser machen?
  • Wurden die Erwartungen, die du vor Beginn deiner Anstellung an deine Position und an [Unternehmensname] hattest, deiner Ansicht nach bisher erfüllt?

Nach demselben Prinzip kann man für Mitarbeiterbefragungen auch offene Fragen entwickeln, die auf Mitarbeiter ausgerichtet sind, die kurz davor sind, das Unternehmen zu verlassen. Diese helfen Unternehmen, besser zu verstehen, warum Mitarbeiter kündigen. Dazu zählen: 

  • Denkst du, dass sich die Verantwortungsbereiche deiner Position seit deiner Einstellung geändert haben?
  • Standen dir angemessene Ressourcen zur optimalen Ausübung deiner Tätigkeit zur Verfügung?

Das Format der offenen Fragen funktioniert in diesen Fällen, da sie an kleinere, ausgewählte Gruppen von Mitarbeitern gestellt werden. In diesen Fällen ist eine ausformulierte Antwort nützlicher als eine numerische Bewertung.

2. Vermeiden Sie Suggestiv- und Pflichtfragen, verwenden Sie „Ich“ und beziehen Sie sich auf konkrete Verhaltensweisen

Positive oder negative Sprache kann die Befragungsteilnehmer unterbewusst dazu verleiten, eine bestimmte Antwort zu geben. Beispielsweise ist die Aussage „Ich sehe einen Weg, meine Karriere in unserer schnell wachsenden Organisation weiterzuentwickeln.“ voreingenommen und „schnell wachsend“ impliziert viele Entwicklungsmöglichkeiten.

Suggestivfragen können in Mitarbeiterbefragungen dazu dienen, Vermutungen zu bekräftigen. Sie werden jedoch nicht unbedingt die Realität widerspiegeln.

Eine wichtige Regel, unter anderem auch hinsichtlich der Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung, ist es, die Beantwortung der Fragen immer optional zu halten und die Gelegenheit zu bieten, Fragen zu überspringen.

So bleiben Ihre Daten außerdem relevanter und „sauberer“, da die Mitarbeiter, die eine Frage nicht verstehen oder auf die sie nicht zutrifft, nicht gezwungen sind, die Frage irgendwie zu beantworten, um weiter durch die Mitarbeiterbefragung zu kommen.

Wenn dieselbe Frage häufig übersprungen wird, könnte das ein Hinweis auf eine uneindeutige Fragenformulierung, schlechte interne Kommunikation oder sogar ein tieferes Problem in der Organisation sein.

Ein weiterer Tipp bei der Fragenformulierung ist, die erste Person Singular zu verwenden. Dies fördert Reflektion seitens des Befragungsteilnehmers, da er aufgefordert wird, sich an Beispiele aus dem Arbeitsalltag zu erinnern.

Zum Beispiel ruft der Satz „Ich kann mich auf die Unterstützung meiner Kollegen verlassen, wenn ich sie benötige.“ Ihre Mitarbeiter dazu auf, über ihre Beziehungen zu ihren Kollegen nachzudenken und eine wohlüberlegte Antwort zu geben.

3. Anonymität fördert ehrliches Feedback und eine höhere Teilnahmequote

Ihre Mitarbeiter sind verständlicherweise vorsichtig bei der Beantwortung von Mitarbeiterbefragungen. Um die nützlichsten Ergebnisse zu erzielen, müssen wir uns darauf verlassen, dass unser Team ehrlich und offen seine Gefühle und Gedanken bezüglich der Organisation, der Unternehmensführung, der Manager und Kollegen mitteilt. Dieses Feedback wird nicht immer positiv ausfallen.

Wenn Ihre Mitarbeiter sich nicht sicher fühlen, ehrliche Antworten zu geben, weil sie Angst vor negativen Folgen haben, werden sie Informationen vorenthalten – oder schlimmstenfalls – gar nicht erst an der Mitarbeiterbefragung teilnehmen.

Wenn Sie hohe Teilnahmequoten erreichen und ehrliche Antworten erhalten wollen, müssen Sie sicherstellen, dass die Mitarbeiterbefragung anonym ist, und dies auch Ihrem Team mitteilen.

4. Schaffen Sie Vertrauen und gehen Sie transparent mit den Ergebnissen der Mitarbeiterbefragung um

Die Mitarbeiterbefragung ist zum Scheitern verurteilt, wenn Sie keine Akzeptanz durch die Mitarbeiter erfährt. Diese Akzeptanz lässt sich durch 3 Grundprinzipien herstellen:

  • Kommunizieren Sie im Vorfeld klar und eindeutig, welchen Zweck Sie mit der Mitarbeiterbefragung verfolgen und wie Sie funktioniert.
  • Gehen Sie transparent mit den Resultaten um und kommunizieren Sie, welche Maßnahmen Sie aus der Mitarbeiterbefragung ableiten.
  • Holen Sie Ihre Führungskräfte ins Boot und machen Sie diese zu den Change-Agents.

Wenn Sie diese Dinge beherzigen, werden die Befragten auch tatsächlich das Gefühl haben, dass die Zeit und Mühe gut investiert sind. Und sie werden ehrlich und konstruktiv die gestellten Fragen beantworten.

Wenn Sie Unterstützung oder noch mehr Inspiration suchen, melden Sie sich jederzeit bei uns oder schauen Sie sich weiter auf unsere Website um.

Autor - Martin Daniel