Die Bedeutung einer effektiven Onboarding-Strategie

Ross Brooks
Die Bedeutung einer effektiven Onboarding-Strategie

Der erste Tag eines neuen Mitarbeiters im Unternehmen ist sehr wichtig, da er eine Erwartungshaltung für die restliche Zeit in der Organisation schafft und die Meinung der/des Neuen über das Unternehmen wesentlich beeinflusst. Wenn neuen Mitarbeitern nur ein Schreibtisch zur Verfügung gestellt und erwartet wird, dass sie den Rest auf eigene Faust herausfinden, ist es gut möglich, dass Neuzugänge nicht lange im Unternehmen bleiben. Einer Studie von nahezu 1.000 Arbeitnehmern zufolge, auf die die Society for Human Resource Management verweist, hat ein Drittel der Befragten eine Anstellung der ersten sechs Monate gekündigt. 16-17 % gaben an, dabei in den ersten drei Monaten gekündigt zu haben.

Die Gründe für solche frühen Kündigungen sind vielfältig, zu ihnen zählen enttäuschte Erwartungen, die Unternehmenskultur oder schlechte Erfahrungen in den ersten paar Wochen der Beschäftigung. In manchen Fällen ist auch die Einstellungsentscheidung dafür verantwortlich zu machen, viel öfter liegt es jedoch an schlecht durchdachten Onboarding-Prozessen.

Die Relevanz eines strukturierten Onboarding-Programms

Wenn man einen strukturierten Onboarding-Prozess schafft, werden realistischere Erwartungen aufgebaut. Außerdem wird die Unternehmenskultur dabei besser vermittelt, was wiederum zu einer Steigerung des Mitarbeiter-Engagements führt.

Talya N. Bauer, Professor of Management an der Portland State University, hat vier Aspekte identifiziert, die einen effektiven Onboarding-Prozess ausmachen. Jeder einzelne von ihnen hat bewiesenermaßen großen Einfluss auf die Mitarbeiterzufriedenheit sowie auf die Loyalität gegenüber der Organisation und die Mitarbeiterbindung.

Eine klare Stellenbeschreibung

Wenn ein neuer Mitarbeiter ganz genau weiß, was von ihm/ ihr in der neuen Position erwartet wird, können Unsicherheiten und Zweifel abgebaut werden. Stellen Sie sich vor, nach einigen Wochen in der neuen Organisation an Ihrem Schreibtisch zu sitzen und immer noch nicht genau zu wissen, was ihre Aufgaben sind. Das kann zu unnötigem Stress und dazu führen, dass der/die Betroffene den eigenen Beitrag zur Organisation hinterfragt.

Gefühl von Selbstwirksamkeit

Selbstwirksamkeit ist unser Glaube daran, dass wir Aufgaben erfüllen und bestimmte Situationen erfolgreich meistern können. Dieser Glaube hat großen Auswirkungen auf das Mitarbeiter-Engagement und ist während des Onboardings sehr wichtig. Wenn jemand an sich und daran glaubt, einen neuen Job gut zu meistern, steigt damit die Mitarbeiterzufriedenheit und das lässt den neuen Mitarbeiter deutlich schneller einen Beitrag leisten.

Soziale Akzeptanz

Akzeptanz ist ein grundlegendes menschliches Bedürfnis. Es gibt uns ein Gefühl der Sicherheit, das wir für effektive Teamarbeit und das Eingehen von zwischenmenschlichen Risiken brauchen. Zu solchen Risiken zählt es z. B., neue Ideen vorzuschlagen, Kritik anzubringen oder Fragen zu stellen. Soziale Akzeptanz ist für neue Mitarbeiter auch ein Weg, an Informationen zu gelangen, die über formelle Kanäle möglicherweise nicht zur Verfügung stehen.

Employees Eating Lunch Together

Kulturelles Verständnis

Die meisten Organisationen vereinen Menschen mit unterschiedlichen Lebenswegen, die dafür aber dieselben Werte und Ziele teilen und sogar dieselbe Sprache sprechen. Soziale Akzeptanz kann neuen Mitarbeitern helfen, die Sprache und Verhaltensnormen in der Organisation kennenzulernen. Sie brauchen zusätzlich aber auch eine Einführung in die Geschichte des Unternehmens, eine Erklärung, wie seine Unternehmenswerte entstanden und, was es heißt, Teil der Organisation zu werden.

Onboarding-Strategien für jedes Unternehmen

Wenn die Anforderungen an effektives Onboarding klar sind, können wir uns ein paar Vorgehensweisen ansehen, wie man neue Mitarbeiter schnell Teil der Organisation werden lässt. Viele dieser Punkte sind universell in jedem Unternehmen anwendbar – damit Sie weniger Zeit auf die Planung verlieren und mehr in die Umsetzung investieren können.

Sicherstellen, dass alles am ersten Tag bereit ist

Nichts mindert die Aufregung des ersten Tages schneller als Systemzugang von der IT-Abteilung anfordern zu müssen. Eine Studie von Microsoft-Mitarbeitern fand heraus, dass die kleinen Dinge großen Einfluss haben: wie ein funktionierender Arbeitscomputer und sofortiger Zugang zum Gebäude, zum Intranet und zur E-Mail. Legen Sie eine Liste mit allem an, was neue Mitarbeiter an ihrem ersten Tag brauchen. Sprechen Sie sich dann mit anderen Abteilungen ab, damit wirklich alles eingerichtet und vorhanden ist, wenn jemand eine neue Stelle im Unternehmen anfängt.

Planen Sie Vieraugengespräche in der ersten Woche

Manager sind ein wichtiger Teil des Onboarding-Prozesses. Eine Studie, die 409 Universitätsabsolventen in den ersten zwei Jahren ihres Berufslebens folgte, kam zu dem Schluss, dass die Unterstützung durch den Manager sich ganz deutlich auswirkt und so zum Beispiel Klarheit in Bezug auf die neue Stelle und Zufriedenheit mit dem neuen Job schafft.

Vieraugengespräche bieten neuen Mitarbeitern Gelegenheit, Fragen zu stellen und ihre Position besser zu verstehen. Es ist außerdem der perfekte Zeitpunkt für Manager, die Unternehmenswerte und -kultur zu vermitteln und dem Neuzugang zu zeigen, wie seine Position zur weiteren Unternehmensstrategie beiträgt.

Einen Plan für die ersten 90 Tage anlegen

Der 30-60-90-Plan ist eine erprobte Art und Weise, einen neuen Mitarbeiter an das Unternehmen zu gewöhnen. Dabei werden die Ziele der ersten 30, 60 und 90 Tage des neuen Unternehmensmitglieds vorgestellt. Das gibt neuen Mitarbeitern mehr Klarheit in Bezug auf ihre Stelle und die Erwartungen, die an sie gestellt werden, wodurch sich ihr Gefühl der Selbstwirksamkeit verstärkt.

Nicht vergessen: Beim 30-60-90-Plan geht es nicht darum, Leistung zu bewerten. In den ersten 30 Tagen liegt de Fokus wahrscheinlich stärker darauf, etwas über die Unternehmenskultur zu lernen und Beziehungen zu den Kollegen aufzubauen. Die besten Pläne werden in Zusammenarbeit entworfen. So können die Manager ihre Prioritäten vermitteln und die Mitarbeiter bewerten, wo sie der Meinung sind, den größten Beitrag leisten zu können.

60 % der Unternehmen geben an, keine kurzfristigen Ziele für neu eingestellte Mitarbeiter festzulegen, wodurch sich die neuen Mitarbeiter möglicherweise unsicher fühlen und wenig Selbstvertrauen aufbauen. Ein 30-60-90-Plan ist eine der effizientesten Methoden, falschen Erwartungen vorzubeugen und neuen Mitarbeitern einen guten Einstand zu bieten.

Es ist leicht, sich etwas außen vor zu fühlen, wenn man eine neue Stelle antritt. Wenn einem ein Mitarbeiter zugeteilt wird, bietet das Unterstützung und kann helfen, zwischenmenschliche Grenzen zu überwinden. Die Buddys können formlose Kennenlerntreffen mit Kollegen organisieren oder Fragen zu Dingen beantworten, die der Onboarding-Prozess nicht abdeckt.

Ein Buddy-Programm ist bewiesenermaßen eine der wirksamsten Strategien, um Neuankömmlinge ins soziale Gefüge des Unternehmens zu integrieren. Unternehmen wie Salesforce hatten in der Vergangenheit großen Erfolg mit Buddy-Programmen. Sie können dem neuen Mitarbeiter die Büroetiquette näher bringen, helfen, Beziehungen zu Mitarbeitern aus anderen Abteilungen sowie Freundschaften aufzubauen, die über das Onboarding hinausgehen.

Nach Feedback zum Onboarding fragen

Auch beim Onboarding gilt das Prinzip Versuch und Irrtum. Deshalb ist es essenziell, nach Feedback zum Onboarding-Prozess zu fragen. Am besten geschieht dies am Ende der ersten Woche des neuen Mitarbeiters und in regelmäßigen Abständen in den ersten 90 Tagen der Beschäftigung. Es können Fragen zu den oben dargelegten vier Aspekten des Onboardings gestellt werden, damit klar wird, wo Verbesserungsbedarf besteht.

Vieraugengespräche sind ideal, um Vertrauen aufzubauen und den Mitarbeitern zu zeigen, dass Ihnen ihr Feedback wichtig ist. Nehmen Sie den Gesprächsfaden also früh auf und betonen Sie, dass Sie das Onboarding für alle folgenden Neueinstellungen optimieren möchten.

Unter den häufigsten Gründen für eine Kündigung in den ersten sechs Monaten einer neuen Tätigkeit finden sich enttäuschte Erwartungen, die Unternehmenskultur und schlechte Erfahrungen in den ersten Wochen.

Die vier Aspekte eines effektiven Onboarding-Prozesses sind:

  • Klarheit über die Stelle
  • Selbstwirksamkeit
  • Sozial Akzeptanz
  • Kulturelles Verständnis

Onboarding-Maßnahmen, die Sie anwenden können, um die Mitarbeiterfluktuation in den ersten Wochen zu bekämpfen:

  • Sicherstellen, dass am ersten Tag alles fertig und vorbereitet ist
  • Vieraugengespräch mit dem Manager in der ersten Woche einplanen
  • einen Plan für die ersten 90 Tage anlegen
  • neuen Mitarbeitern einen Buddy zuteilen
  • Feedback zum Onboarding einholen und den Prozess ggf. optimieren

Auf diese vier Aspekte sollten in jedem Onboarding eingegangen werden, Sie können aber auch gerne eine persönlichere Note hinzufügen. Gehen Sie mit neuen Mitarbeitern am ersten Tag einen Kaffee trinken, setzen Sie ein Mittagessen mit dem ganzen Team an oder nehmen Sie sich die Zeit, den Schreibtisch des neuen Teammitglieds etwas zu dekorieren.

Sie wollen mehr zu effizientem Onboarding erfahren und lernen, welche Faktoren Einfluss auf das Mitarbeiter-Engagement in allen Phasen der Beschäftigung nehmen? Dann werfen Sie einen Blick in unseren Guide Die vier Phasen der Employee Experience.

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