Wie Ricohs HR-Team Peakon verwendet, um Adminaufwand zu reduzieren und agiler zu werden

Ross Brooks
Wie Ricohs HR-Team Peakon verwendet, um Adminaufwand zu reduzieren und agiler zu werden

Ricoh Australia hat 1967 mit Faxgeräten angefangen, heute unterstützen sie staatliche Institutionen sowie die größten Unternehmen Australiens mit erstklassiger technologischer Ausstattung, Managed Business Services und IT-Lösungen.

Einer der Gründe für den Erfolg von Ricoh Australia ist, dass sie verstehen, wie Technologie die Arbeitsweise von Menschen beeinflusst. Sie suchen immer nach neuen Wegen, die Produktivität und Innovationskraft zu steigern, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Das HR-Team von Ricoh – intern People & Purpose genannt – wendet denselben Ansatz in seiner Strategie des Personalwesens an. Sie sind zu Vorreitern geworden was die Einführung neuer Technologien und Lösungen, die das „das Arbeitsleben vereinfachen“, angeht.

In der Vergangenheit dauerte es drei bis vier Monate, die Ergebnisse einer Engagement-Umfrage zu verarbeiten und dem restlichen Unternehmen mitzuteilen. Die Mitarbeiter bekamen das Gefühl, dass ihr Feedback nirgendwo hin führt, Führungskräfte hatten nichts, womit sie arbeiten konnten, und die HR-Abteilung steckte in einem endlosen Kreislauf fest.

Mark Deayton, CHRO bei Ricoh Australia, erklärt, warum sich das Unternehmen entschloss, den Anbieter für Engagement-Umfragen zu wechseln, und was sie mit Peakon bisher alles erreicht haben.

Ricoh auf einen Blick

Gründung: 1967 (die Ricoh Group wurde 1936 gegründet)

Branche: Technologie

Hauptsitz: Sydney, Australien (Globaler Hauptsitz in Tokyo, Japan)

Anzahl der Beschäftigten: 800+ (92.663 weltweit)

Peakon-Kunde seit: 2019

Bisherige Engagement-Lösung: Qualtrics

Bisherige Erfolge:

Ricoh gehört regelmäßig zu den Global 100 Most Sustainable Corporations, den Top 100 Global Innovators und den World’s Most Ethical Companies.

Im Jahr 2020 gewannen sie Gold in der Kategorie Most Customer Friendly Company des Best in Biz Awards und wurden vom Magazin Training für die Training Top 125 Unternehmen ausgewählt, wobei ihr außergewöhnliches unternehmensgefördertes Schulungs- und Weiterbildungsprogramm ausschlaggebend war.

Zentrale Ergebnisse:

  • Das HR-Team konnte mindestens 100 Stunden an administrativem Aufwand reduzieren, die normalerweise mit Datenanalyse, Workshop- und Präsentationsvorbereitung sowie der Aufbereitung interner Kommunikation zu jeder Umfragerunde zugebracht wurden.
  • Seit der Einführung von Peakon im Mai 2019 ist der Engagement-Faktor Kommunikation bei Ricoh von 6,2 auf 7,3 angestiegen — damit sind sie von den unteren 25 % ihrer Branche in die oberen 25 % aufgestiegen. Diese Verbesserungen sind das Ergebnis von ~16.000 Mitarbeiterkommentaren.
  • Der Wert für den Engagement-Faktor Anerkennung in Peakon hat sich von 6,4 auf 7,3 verbessert, nachdem ein Anerkennungsprogramm im April 2019 eingeführt wurde. Die Ergebnisse sind noch beeindruckender, wenn man die Werte des eNPS (Employee Net Promoter Score) betrachtet, der für Anerkennung im selben Zeitraum von -18 auf +14 angestiegen ist.

Die Geschichte von Mark

Auf der Suche nach einer agilen Engagement-Lösung

Bevor ich zu Ricoh kam, arbeitete ich in Unternehmen, die Aon Hewitt und Gallup verwendeten.

Ein wesentlicher Frustpunkt von mir war, dass es bei diesen Tools — unabhängig davon, ob wir jährliche oder häufigere Umfragen durchführten — sehr viel zwischen den einzelnen Umfragerunden zu tun gab. Um es australisch auszudrücken, es fühlte sich an, als ob wir jedes Mal die Sydney Harbour Bridge streichen mussten.

Bis wir alle Daten verarbeitet und in ein Format gebracht hatten, dass wir mit den Mitarbeitern und Managern teilen konnten, stand schon die nächste Umfrage an.

Als ich zu Ricoh dazustieß, kam mir hier mit unserem vorherigen Anbieter dasselbe Problem unter. Es dauerte drei bis vier Monate, um alle Daten in das richtige Format zu bringen, damit sie analysiert und dem restlichen Unternehmen präsentiert werden konnten. Das war der Moment, als ich mich entschloss, mich nach Alternativen umzusehen.

Als ich auf Peakon stieß, wurde mir klar, dass es mehr Optionen gibt, als die bekannten Anbieter, die von großen Unternehmen seit einigen Jahrzehnten genutzt werden.

Wir sind ein Unternehmen aus dem Bereich Drucken — das ist unser Vermächtnis. Heute wird aber weniger gedruckt, deshalb befindet sich unsere traditionelle Branche im Wandel. Wir sehen so viele Veränderungen, dass die Echtzeit-Analyse von Peakon für uns bedeutet, dass wir die Umfragen häufiger durchführen können, unseren Führungskräften mehr Feedback an die Hand geben können und auf die Umfrageergebnisse sofort und nicht erst nach drei bis vier Monaten reagieren können.

Probleme durch beiderseitigen Dialog lösen

Ein ganz bedeutender Punkt war für uns, dass das Feedback in beide Richtungen geht. Zuvor haben wir öfter Beschwerden von unserer Belegschaft erhalten, weil die Mitarbeiter immer dasselbe Feedback abgaben, aber nie wussten, ob jemand es liest, geschweige denn darauf reagiert. Das ist allgemein ein häufiger Kritikpunkt an Engagement-Umfragen.

Peakon bietet uns die Möglichkeit, nicht nur Feedback zu sammeln und automatisch zu analysieren, sondern auch darauf zu antworten. Sei es mit einem einfachen „Ich arbeite dran“ oder einer umfassenderen Antwort, in der die Führungskraft ihre Maßnahmen erklären kann.

Wenn wir neue Initiativen ins Leben rufen oder spezifische Änderungen einführen, weisen wir auch darauf hin, dass unsere Maßnahme eine direkte Konsequenz aus dem Feedback der Mitarbeiter ist. Es gibt da eine Verbindung, die die Engagement-Umfrage in den Augen der Mitarbeiter legitimiert, weil sie etwas ist, dass ihren Arbeitsalltag verbessert – statt nur eine Pflichtaufgabe zu sein, die abgehakt werden muss.

Der Fakt, dass die Belegschaft den Eindruck hat, dass wir ihnen zuhören, war der größte Treiber des Mitarbeiter-Engagements.

Neue Initiativen mit Mitarbeiterfeedback begründen

Zum selben Zeitpunkt, als wir von unserem vorherigen Anbieter zu Peakon gewechselt sind, haben wir ein neues Anerkennungsprogramm ins Leben gerufen. Die Werte für den Engagement-Faktor Anerkennung in Peakon haben sich sofort verbessert und unsere Mitarbeiter teilten uns mit, wie gut sie die neue Plattform fanden.

Das bestätigte nicht nur unsere Wahl der Engagement-Plattform, sondern es bestätigte uns auch darin, Peakon-Feedback als Maßstab für den Erfolg neuer Initiativen zu nutzen.

Ein anderer Bereich, in dem wir deutlich zulegen konnten, ist Kommunikation. Anfangs waren unsere Werte hier sehr niedrig und wir hatten detailliertes Feedback bezüglich unseres Intranets und dem Wunsch nach mehr Sichtbarkeit der Unternehmensführung erhalten.

Nachdem wir einige Initiativen zum Thema Kommunikation starteten, sahen wir nicht nur, dass sich die Werte für den Teilfaktor Kommunikation verbesserten. Das detaillierte Feedback unserer Mitarbeiter ermöglichte es uns, unser Handeln gezielt darauf auszurichten.

Gerne werfen wir mit Ihnen gemeinsam einen Blick auf Peakon

In einer Demo führen wir Sie durch die Plattform und beantworten Ihre Fragen. Bei der Testversion können Sie Peakon selbst ausprobieren - mit unserer Hilfe.

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