Wie Kienbaum durch gelebte Feedbackkultur die Veränderung im eigenen Haus vorantreibt

Martin Daniel
Wie Kienbaum durch gelebte Feedbackkultur die Veränderung im eigenen Haus vorantreibt

Mit einem Fahrrad, Mut und Pioniergeist legte Gerhard Kienbaum im Oktober 1945 den Grundstein für eine Personal- und Managementberatung, die zu einer internationalen Erfolgsgeschichte wurde. Als Familienunternehmen ist Kienbaum heute mit 600 Mitarbeitern in 27 Büros auf vier Kontinenten vertreten. Die Mission der Berater ist es, Menschen und Organisationen eine Zukunft zu geben.

Inzwischen wird das Unternehmen von Fabian Kienbaum geleitet, einem Vertreter der dritten Generation aus der Unternehmerfamilie. Das Kürzel „CEO“ übersetzt er mit „Chief Empowerment Officer“, sein erklärtes Ziel ist es, den Menschen in den Mittelpunkt einer Organisation zu stellen und ihn zu befähigen, Veränderungen voranzutreiben.

Deswegen hat Fabian Kienbaum nach einem Tool gesucht, mit dem sich der Anspruch an eine intensive Feedbackkultur im eigenen Unternehmen besser umsetzen lässt. Er möchte die Bedürfnisse von Mitarbeitern schneller erkennen und auf sie eingehen können. Dazu bedarf es einer umfangreichen und validen Datengrundlage. Deswegen entschied sich das Unternehmen für wöchentliche, standardisierte Befragungen mit Peakon.

„Einmal in der Woche an der Umfrage teilzunehmen, ist uns inzwischen so in Fleisch und Blut übergegangen, wie früher der Fisch zur Mahlzeit am Freitag.“

Fabian Kienbaum, Chief Empowerment Officer bei Kienbaum

Peakon wurde in einer zweimonatigen Testphase ausprobiert. Inzwischen nutzen 500 Kienbaum-Mitarbeiter an zehn Standorten in Deutschland die Software; ein internationaler Roll-out ist geplant.

An den wöchentlichen Umfragen nehmen im Durchschnitt 90 % der Mitarbeiter teil. Die Ergebnisse, die über Peakon sichtbar werden, dienen als Datengrundlage für Veränderungsprozesse. Das Umfragetool hilft dabei, sensible Bedürfnisse wie etwa eine bessere Steuerung der Arbeitsbelastung sichtbar zu machen.

Die positiven Erfahrungen haben bei Kienbaum zu der Entscheidung geführt, Peakon künftig als exklusiven Partner für das Thema Mitarbeiterbefragung ins Beratungsportfolio und konkrete Kundenprojekte zu integrieren. Peakon sieht in Kienbaum den idealen Partner, der den Beratungsbedarf der Kunden gerade in puncto Veränderungsmanagement perfekt abdeckt und das Customer Success Team von Peakon ideal komplementiert.

„Ziel ist es, die Bedürfnisse von Mitarbeitern schneller zu erkennen und darauf einzugehen.”

Fabian Kienbaum, Chief Empowerment Officer bei Kienbaum

Als Berater, die Menschen und Organisationen eine Zukunft geben wollen, müssen die führenden Player in der Branche sich selbst ständig verändern und fortentwickeln. Treiber ist wie überall die Digitalisierung. Digitale Transformation bedeutet immer auch soziale Transformation, die jedoch kein Mensch mitmacht, wenn Unternehmen diesen durchgreifenden Veränderungsprozess nicht in einer schlüssigen Story erzählen können. Wer keine Geschichte erzählen kann, wird auch niemanden finden, der daran mitwirkt.

Kienbaums Geschichte trägt heute den Titel „Leading by #WePowerment“. Dahinter steht die Überzeugung, dass Hierarchien zugunsten von Netzwerkstrukturen abgebaut werden müssen, dass die Stärke und der wirtschaftliche Erfolg eines Unternehmens in der Intelligenz der Vielen besteht. Kienbaum lebt die individualisierte Gemeinschaft. Den Beratern geht es immer wieder darum, eine Kultur zu schaffen, in der die Entfaltung der persönlichen Potentiale gefördert wird. Dafür, so sind sie überzeugt, müssen sie das, was sie predigen auch vorleben: eine moderne Arbeits- und Führungskultur.

„Was die Berater predigen, müssen sie auch vorleben: eine moderne Arbeits- und Führungskultur.“

Fabian Kienbaum, Chief Empowerment Officer bei Kienbaum

Peakon unterstützt diesen Prozess, indem das Tool das Engagement der Mitarbeiter sichtbar und den Fortschritt des internen Transformationsprozesses messbar macht. Zuvor waren die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei Kienbaum in unregelmäßigen Abständen befragt worden – die Ergebnisse waren zu unstrukturiert, um bei Veränderungsprozessen am Puls der Teams zu sein.

Peakon als Teil einer ganzheitlichen Feedbackarchitektur

Allerdings, so erkannte Kienbaum, ging es nicht allein um die Quantität bei der Befragung. Das beste und konstruktivste Feedback bleibe ohne Wirkung, wenn es nicht durch einen klaren und verbindlichen Prozess erfasst und verarbeitet werden kann, lautete die Erkenntnis. Bei Kienbaum stand daher der Prozess bei der Implementierung von Peakon im Vordergrund. Allen Beteiligten war klar, dass nur eine umfangreiche und genaue Datengrundlage ausreichen würde, um Veränderungsprozesse in Gang zu setzen und zu steuern. Deswegen entschied sich das Unternehmen für einen Wochenrhythmus bei den Befragungen. „Einmal in der Woche an der Umfrage teilzunehmen, ist uns inzwischen so in Fleisch und Blut übergegangen, wie früher der Fisch zur Mahlzeit am Freitag“, sagt Fabian Kienbaum.

„Nur eine umfangreiche und genaue Datenlage reicht aus, um Veränderungsprozesse in Gang zu setzen.“

Fabian Kienbaum, Chief Empowerment Officer bei Kienbaum

Die kontinuierliche Erfassung quantitativen und qualitativen Feedbacks sowie die strukturierte Auswertung dieser Daten stellen sicher, dass jeder Mitarbeiter gehört wird und Vorschläge, Kritik und Wünsche der Befragten Kienbaum mit einem Bottom-Up-Ansatz am Ende zu einem besseren Arbeitgeber machen. So ergaben die Umfragen beispielsweise, dass einzelne Teams unter extrem hoher Arbeitsbelastung litten, weil sich Projekte und Verantwortlichkeiten oft überschnitten. Die Verantwortlichen reagierten schnell und planten längere Ruhephasen zwischen den Projekten ein.

„Die Umfragen ergaben eine hohe Arbeitsbelastung in einigen Teams. Die Verantwortlichen reagierten schnell und planten längere Ruhephasen ein.“

Fabian Kienbaum, Chief Empowerment Officer bei Kienbaum

Auch Führungskräfte profitierten von der Einführung der wöchentlichen Pulse Checks: Durch die Rückmeldungen via Peakon und die in den Feedbackprozess implementierten Entwicklungsgespräche und Diskussionsrunden erhalten sie die Möglichkeit, das eigene Führungsverhalten zu reflektieren. Mit der Segmentanalyse von Peakon können sie zudem nachvollziehen, welche Faktoren sich auf unternehmensweite, strukturelle Ursachen gründen und welche teamspezifisch sind.

In die Auswertung der Peakon-Ergebnisse sind bei Kienbaum alle Beteiligten eingebunden – vom Team bis hin zum Management. Dabei diskutiert die zuständige Führungskraft die Antworten auf operativer Ebene mindestens einmal im Monat mit ihrem Team. Ziel ist es, einen transparenten Dialog zum Thema Mitarbeiter-Engagement zu etablieren, der sowohl im persönlichen Gespräch als auch über die anonymisierte Antwortfunktion des Tools stattfindet.

„Nur durch den Input der Gemeinschaft ist es möglich, dass wir uns als Kienbaum verbessern. So wird ein Gefühl der Wertschätzung erzeugt.“

Fabian Kienbaum, Chief Empowerment Officer bei Kienbaum

Dieser Austausch zeigt den Mitarbeitern, dass ihre Anmerkungen nicht ins Leere laufen, sondern sich die Führungsebene ernsthaft mit ihren Wünschen und Sorgen auseinandersetzt. Fabian Kienbaum ist überzeugt: „Nur durch den Input der Gemeinschaft ist es möglich, dass wir uns als Kienbaum und als einzelne Führungskraft kontinuierlich verbessern und die Zukunft nachhaltig prägen. So wird ein Gefühl der Wertschätzung erzeugt.“

Transformation als kontinuierlichen Prozess

Damit endet der Prozess bei Kienbaum jedoch nicht: Alle Führungskräfte diskutieren die Ergebnisse zusätzlich mit einem sogenannten Engagement Owner, der je einen Geschäftsbereich betreut, dem er selbst nicht angehört. Engagement Owner sind dabei keine HR Mitarbeiter, sondern selbst Teil der Linienfunktion und des Consultings. So fungieren sie als unabhängige Sparringspartner für die einzelnen Teamleiter, indem sie eine objektive Außensicht auf die Ergebnisse und damit einhergehend neue Perspektiven für die Evaluation des Feedbacks mitbringen. Gleichzeitig stellen sie als bereichsübergreifendes Gremium eine Art Kontrollinstanz dar, die dafür sorgt, dass die Ergebnisse innerhalb der einzelnen Unternehmensbereiche wahrgenommen werden, und bei Bedarf Veränderungen nach sich ziehen. Gemeinsam bilden die Engagement Owner den Engagement Circle, der die Ergebnisse der verschiedenen Bereiche diskutiert. Ganz im Sinne des WePowerment-Gedankens entwickeln die Mitglieder gemeinsam konkrete Handlungsvorschläge, um so gut wie möglich auf das Feedback der Kollegen eingehen zu können.

„Unsere Mitarbeiter wollen und sollen mit passenden Projekten, Themen und Teams zusammengebracht und begeistert werden. Sie sind keine Ressourcen, sondern Individuen. Wenn wir permanent Feedback geben, sind wir auch langfristig individuell, als Unternehmen erfolgreicher und werden als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen“, sagt Firmenchef Fabian Kienbaum und fügt hinzu:. „Wir sind über Peakon intensiver in den Dialog gekommen. Für mich ist das aktives Beziehungsmanagement. Wir haben die Qualität des Austauschs und die Fähigkeit, uns Feedback zu geben, durch die Einführung von Peakon gestärkt.“

Gerne werfen wir mit Ihnen gemeinsam einen Blick auf Peakon

In einer Demo führen wir Sie durch die Plattform und beantworten Ihre Fragen. Bei der Testversion können Sie Peakon selbst ausprobieren - mit unserer Hilfe.

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