Das Arbeitspensum gut planen und das Team vor Burnout schützen

Michael Dean
Das Arbeitspensum gut planen und das Team vor Burnout schützen

Bestmögliche Leistung zu ermöglichen und gleichzeitig Stress und möglichen Burnout zu vermeiden, sollte keine Entweder-oder-Entscheidung sein. Die richtige Planung ist der beste Weg, Ihre Ziele zu erreichen und Ihren Mitarbeitern kreative, produktive und zufriedenstellende Arbeitsleben zu bieten.

Burnout kann einer umfassenden physiologischen Studie zum Thema zufolge als eine „anhaltende Reaktion auf chronische emotionale und zwischenmenschliche Stressfaktoren im Beruf, die durch die drei Ebenen von Erschöpfung, Zynismus und Ineffizient geprägt wird“ beschrieben werden.

Es ist zwar einfach, langen Arbeitstagen die Schuld zu geben, die Ursache liegt allerdings im Stress, den wir empfinden, wenn unsere Leben scheinbar aus der Kontrolle geraten – ein dauerhafter Zustand des Beschäftigtseins, in dem nichts gut genug ist.

Leider nimmt das Stressniveau in der heutigen Arbeitswelt zu: 50 % der weltweiten Arbeitnehmer geben an, heute einem Burnout näher zu sein als noch vor fünf Jahren, wie eine Studie der Regus Group von 22.000 Geschäftsleuten aus 100 Ländern herausfand.

Übermäßige Kommunikation und der dauerhafte Standby-Zustand, in den uns moderne Technologien versetzen, werden oft als Gründe für Burnout angegeben, doch es könnte auch ein Symptom für tieferliegende Probleme sein. Es gibt keinen Zweifel, dass neue Tools heute so entworfen werden, dass sie unserer Aufmerksamkeit auf sich ziehen, wenn wir sie eigentlich gerade für etwas anderes brauchen. Endlose Pop-up-Benachrichtigungen bis in die Nacht hinein liegen allerdings nicht am Produkt selbst.

Klare, kurzfristige Erwartungen aufbauen

OKRs oder SMART-Ziele sind gute Hilfsmittel für die persönliche Entwicklung und mittelfristigen Fortschritt. Wenn diese jetzt noch durch praktische zweiwöchige Pläne – mit detaillierten Angaben zu den zu erledigenden Aufgaben – ergänzt werden, ist das ein wunderbarer Weg, ambitionierte Ziele in kleinere, bearbeitbare Einheiten aufzuteilen.

Der Zeitrahmen ist hierbei wichtig: Um den Stress zu vermeiden, den wir empfinden, wenn wir lange Zeit dasselbe Ziel verfolgen, brauchen wir regelmäßige Erfolgserlebnisse. Das kann durch die Erreichung der Zwei-Wochen-Ziele erreicht werden, so bekommen wir das Gefühl von „so, alles getan, ich liege gut im Zeitplan“.

Für Manager sind damit nicht ihre allgemeinen Ziele gemeint. Es geht vielmehr darum, die Mitarbeiter dabei zu unterstützen, das Kontrollgefühl zu erlangen, das Stress auflöst, und dafür braucht es einen Zeitplan und Unterstützung bei der Arbeitsplanung. Gleichzeitig muss sichergestellt werden, dass das Team sich auf seine Ziele verständigt.

Der direkte Einfluss des Managers sollte einmal pro Woche in Vieraugengesprächen ausgeübt werden. In diesen Meetings können Sie nachvollziehen, wie einzelne Mitarbeiter ihren Beitrag zum Team verstehen, sie zu Bereichen hinleiten, die noch ausbaufähig sind, und erklären, wovon der Mitarbeiter etwas Abstand nehmen kann. Diese Meetings sind außerdem eine gute Gelegenheit, neue Ideen zu besprechen, und zu verstehen, wie offen der Mitarbeiter für Ideen von anderen ist. Das ist ein gutes Messinstrument für Stress: Wenn wir gestresst sind, weichen wir vor neuen Initiativen aus Angst vor weiteren Aufgaben eher zurück und entwickeln auch selbst keine neuen Ideen.

Fokus auf einzelne Aufgaben

In ihrer Zusammenfassung der Forschung zum Multitasking erklären McKinsey & Company: „Wenn wir zwischen verschiedenen Aufgaben hin- und herspringen, insbesondere komplexen Aufgaben, werden wir deutlich ineffizienter: In einer kürzlichen Studie brauchten die Teilnehmer, die Aufgaben parallel bearbeiteten, beispielsweise 30 % länger für die Erledigung und hatten doppelt so viele Fehler wie ihre Pendants, die die Aufgaben nach einander erledigten“. In diesem Prozess schütten wir außerdem mehr Stresshormone aus und das Kurzzeitgedächtnis nimmt ab.

Um die negativen Folgen von Multitasking zu vermeiden, können wir Unterbrechungen vorhersehen und versuchen, sie zu vermeiden. Gibt es andere Projekte, die dieselben Ressourcen benötigen und die Mitarbeiter stark beanspruchen? Gibt es Unklarheiten, die auch nach der Planung bestehen und weitere Kommunikation voraussetzen, damit alle am selben Strang ziehen und wissen, was sie zu tun haben? Alle Aufgaben, die nacheinander erledigt werden können, werden stressiger, wenn sie einander überlagern und sich anstauen.

Dinge nacheinander zu erledigen, bezieht sich nicht nur auf unsere Arbeit – am Abend, am Wochenende und an Feiertagen oder im Urlaub müssen wir einen klaren Kopf und die Energie haben, um Aufgaben auf kreative Art und Weise anzugehen. Ein Frustmoment, der häufig nicht gesehen wird, entsteht, wenn wir aufgrund von Unterbrechungen außerhalb der Arbeit Stress erleben, weil wir Aufgaben nicht bestmöglich erledigen können.

Die harmlose Bitte nach einer aktualisierten Präsentation um 9 Uhr morgens kann die Mitarbeiter in Panik versetzen, weil sie ihre Fähigkeiten und Kompetenz zur Schau stellen möchten – statt gehetzt der Aufgabe nachzugehen, während sie gleichzeitig zu Abend essen oder die Kinder ins Bett bringen. Wenn das häufiger passiert, geben die Mitarbeiter auf und versuchen nicht mehr, ihr Bestes zu geben, weil sie es als unmöglich empfinden. Stattdessen konzentrieren sie sich auf das, was ihren Chef besänftigt – ein deutliches Beispiel für “Zynismus und Ineffizienz”aus unserer Burnout-Definition (oben).

Wie wir arbeiten und nicht nur wann wir arbeiten, hat großen Einfluss auf unsere Empfänglichkeit für Burnout und Unzufriedenheit bei der Arbeit. Unterstützung bei der Planung, sodass klarere Ziele entstehen und Raum für neue Ideen zu schaffen, sind probate Mittel, um die Mitarbeiter vor Burnout zu schützen. Den Mitarbeitern stärkere Kontrolle und mehr Zeit zu geben, ist außerdem für den Einzelnen gesünder – kurz- wie langfristig.

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