Eine Veröffentlichung des Wirtschaftsberaterstabs des Weißen Hauses aus dem Jahr 2014 zeigte die Bedenken vieler Unternehmen in Bezug auf die Kosten für flexible Arbeitszeiten. Die meisten von ihnen hatten noch nicht erkannt, welche potenziellen Einsparungen durch Produktivitätssteigerungen, geringere Mitarbeiterfluktuation und verringerte Fehlzeiten entstehen können.

Obwohl einige Unternehmen dieses Regelungen erst sehr langsam einführen, zeigte eine innovative Studie, auf die das Papier des Weißen Hauses Bezug nimmt, dass Investoren stärkeres Vertrauen in die Unternehmen haben, die flexible Regelungen einführen: Der Aktienpreis von Fortune-500-Unternehmen steigt durchschnittlich um 0,36 Aktienpunkte, sobald sie die Einführung flexibler Arbeitszeitmodelle ankündigen. Dabei bringt die Flexibilität an sich nicht nur Vorteile mit sich, sondern steht auch für gutes Management im Unternehmen.

Die Managementfähigkeiten und Prozesse, die es für eine erfolgreiche Implementierung flexibler Ansätze braucht, unterscheiden sich von denen, die für die reine Leitung eines Teams von Nöten sind. Bevor wir uns im Detail mit Best Practices für flexible Arbeitszeiten auseinandersetzen, wollen wir den Begriff einmal kurz definieren.

Die Flexibilität entsteht dadurch, dass den Mitarbeitern die Freiheit gewährt wird, ihre Arbeitszeiten mit anderern Aspekten ihres Lebens, wie die Kinder aus dem Kindergarten abzuholen oder gelegentlich von zu Hause arbeiten zu wollen, in Einklang zu bringen. Dies steht im Gegensatz zu starren Arbeitszeiten und strenger Überprüfung der Einhaltung dieser oder auch formellen Regelungen zur Telearbeit.

Legen Sie den Fokus Ihres Teams auf Ergebnisse

Die Vorteile von Flexibilität sind begrenzt, wenn Sie die Mitarbeiter Stunden zählen lassen und fest drauf beharren, dass 30 Minuten, die während der Arbeitszeit außerhalb des Büros verbracht wurden, unbedingt an anderer Stelle nachgeholt werden müssen. Stattdessen können flexible Arbeitszeiten mit agilen Ansätzen in Verbindung gebracht werden, bei den der Fokus auf Verpflichtungen und Ergebnissen liegt.

Viele stimmen zu, dass ein ergebnisorientierter Ansatz in jedem Fall sinnvoller klingt. Wenn die Verpflichtung entfällt, eine täglich vorgegebene Zeitspanne am Arbeitsplatz zu sitzen, liegt stärkere Bedeutung auf der Planung, was man bei der Arbeit wirklich erreichen möchte – statt einfach nur die vorgegebenen Stunden abzuleisten.

Dafür sind klare Ziele und zugeteilte Verantwortungen im Team notwendig.

Autonomie durch Verantwortung

Was Verantwortung und Verpflichtung angeht, lässt sich sagen, dass die Mitarbeiter sich gegenseitig in die Pflicht nehmen sollten und auch an Zielsetzungen arbeiten sollten, die sie für einander erfüllen, nicht nur für ihren Manager. Nur so können flexible Arbeitszeitmodelle wirklich erfolgreich funktionieren. Das tut jedem Team gut, wie die Forschung von Joseph Grenny (Autor vier verschiedener Bestseller der Bestsellerliste der New York Times), die grob zusammengefasst zeigt, dass:

• schlechte Teams keine wechselseitige Verantwortung übernehmen,
• durchschnittliche Teams Mitglieder haben, die vom Manager in die Verantwortung gezogen werden und
• Hochleistungsteams Mitglieder haben, die sich gegenseitig in die Pflicht nehmen und 90 % ihrer Probleme gemeinsam lösen.

Als Teamleiter ist es Ihre Aufgabe, dafür zu sorgen, dass diese gegenseitige Verantwortung unter den Teammitgliedern entsteht. In Vieraugengesprächen mit Ihren Mitarbeitern können Sie sicherstellen, dass sie verstehen, dass das gleichermaßen auf alle Mitglieder des Teams zutrifft und sie selbst entscheiden können, was für sie am besten funktioniert, um die Teamziele zu erreichen.

Technologie als Organisationshilfe

Wenn Sie flexible Arbeitszeiten einführen, werden einige Mitarbeiter früher kommen und gehen als andere und andersrum. Was passiert aber, wenn Sie etwas von einem Mitarbeiter brauchen – Unterlagen, Informationen etc. – und der Mitarbeiter ist nicht zugegen?

Eine E-Mail oder Slack-Nachricht zu schicken oder eine Meeting anzuberaumen, reicht möglicherweise nicht aus, um Ihnen rechtzeitig das zur Verfügung zu stellen, was Sie gerade benötigen. Statt alle Mitarbeiter aufzufordern, jederzeit telefonisch erreichbar zu sein, können Sie eher dafür sorgen, dass Informationen auf strukturierte Weise abgelegt werden und bei Bedarf leicht zugänglich und auffindbar sind.

Organisationsprogramme wie Podio, Basecamp und Asana sind im Zusammenspiel mit CRM-Instrumenten wie SalesForce genau für diese Zwecke entwickelt worden. Die Verantwortung, die Projekte, Leads etc. in diesen Systemen auf dem neusten Stand zu halten, liegt dann beim Team. Diese Tools stellen eine gute und effiziente Alternative zu Unterbrechungen, Berichten und weiteren Meetings dar und sind für alle in der Organisation geeignet.

Empfehlungen in Bezug auf flexible Arbeitszeiten beziehen sich üblicherweise sehr stark darauf, den Mitarbeitern zu vertrauen. Das ist unbesehen ein wichtiger Punkt, aber leider ist es etwas komplizierter als nur einen Vertrauensschalter umzulegen. Wenn flexible Arbeitszeiten eingeführt werden, ist es wichtig zu erklären, dass der Fokus sich von Arbeitszeit auf Ergebnisse und Einhaltung von Verpflichtungen verschiebt. Außerdem müssen die Mitarbeiter verstehen, dass sie die Flexibilität ohne negative Folgen nutzen können. Wenn diese Aspekte klar kommuniziert werden, ist es ein erster Schritt, Vertrauen auf praktische Art und Weise zu schaffen und mit der Zeit auszubauen.